Für jedes Angebot lassen sich über die Funktion «Dokumente & Dateien» zusätzliche Materialien hinterlegen. Dabei wird zwischen internen und externen Dateien unterschieden: Interne Dateien sind nur nach dem Login in edoobox sichtbar. Externe Dateien hingegen können für Teilnehmende bereitgestellt und im Teilnehmerkonto angezeigt und für den Download bereitgestellt werden.
Dateien im Angebot hinterlegen
Im Reiter «Dokumente & Dateien» innerhalb eines Angebots können Admins Dateien hochladen. Die Dateiverwaltung erfolgt direkt auf der Detailseite des jeweiligen Angebots.
Dateien lassen sich in zwei Kategorien einteilen:
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Interne Dateien: Nur für Admins sichtbar, z. B. für Kurskonzepte oder interne Unterlagen.
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Externe Dateien: Für Teilnehmende nach der Buchung sichtbar, z. B. Schulungsunterlagen oder Infoblätter. Diese können über das Teilnehmerkonto bereitgestellt werden.
Beide Bereiche verfügen über eigene Upload-Funktionen, Beschreibungsfelder und Bearbeitungsoptionen. Ein einmal hochgeladenes Dokument kann jederzeit wieder gelöscht werden oder die Beschreibung bearbeitet werden.
Interne Dateien
Interne Dateien stehen ausschliesslich den edoobox Admins in der Benutzeroberfläche zur Verfügung. Diese Funktion eignet sich für Dokumente, die nicht für Teilnehmende bestimmt sind – etwa Kurskonzepte, Ablaufpläne oder interne Formulare.
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Speicherort: Angebot öffnen → «Mehr» → «Dokumente & Dateien» → Bereich «Interne Dateien»
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Zugriff: Nur für Admins nach dem Login sichtbar
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Darstellung: Dateiname und optionale Beschreibung
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Verwaltung: Admins können Dokumente hochladen, mit einer Beschreibung versehen, löschen und herunterladen.
Externe Dateien
Externe Dateien sind für gebuchte Teilnehmende bestimmt und können z. B. Kursunterlagen, Infoblätter oder zusätzliche Materialien enthalten. Die Dokumente können im Teilnehmerbereich angezeigt oder über Mailvorlagen zur Verfügung gestellt werden.
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Speicherort: Angebot öffnen → «Mehr» → «Dokumente & Dateien» → Bereich «Externe Dateien»
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Zugriff: Sichtbar für Admins nach dem Login und für Teilnehmende im Bereich «Mein Konto», sofern im Standarddesign aktiviert
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Darstellung: Dateiname und optionale Beschreibung
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Verwaltung: Admins können Dokumente hochladen, mit einer Beschreibung versehen, löschen und herunterladen. Teilnehmende können Dokumente herunterladen.
Sichtbarkeit im Teilnehmerbereich aktivieren
Damit externe Dateien im Buchungsbereich der Teilnehmenden angezeigt werden, muss im Design Manager im Standarddesign das entsprechende Widget angepasst werden:
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Widget «Alle Buchungen»
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Checkbox bei «Angebot Externe Dateien» aktivieren A
Nur wenn diese Option aktiv ist, erscheinen die externen Dateien im Teilnehmerkonto.
Hinweis: Externe Dateien in E-Mail-Vorlagen
Sie können in einigen E-Mail-Vorlagen (z.B. Buchungsbestätigungsmail und Erinnerungsmail) den Platzhalter ##UserAccessURL## einfügen (am besten als Hyperlink). Dann gelangen die Teilnehmenden mit Klick auf den Link direkt auf ihr Teilnehmerkonto und die Dateien. Wenn Sie die Dateien nicht länger zur Verfügung stellen möchten, können sie aus dem Angebot entfernt werden, sodass ein Download für den Teilnehmenden nicht mehr möglich ist.
Externe Dateien zeitgesteuert anzeigen
Die Sichtbarkeit externer Dateien eines Angebots kann zeitgesteuert festgelegt werden. Dadurch wird bestimmt, ab wann diese Dateien für Kunden sichtbar sind.
Die Einstellung erfolgt im «Design Manager » auf der «Abschlussseite» im Widget «Alle Buchungen».Dort kann ausgewählt werden, ab welchem Zeitpunkt externe Dateien für Kunden angezeigt werden.
Für die Anzeige externer Dateien stehen folgende Optionen zur Verfügung:
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Immer sichtbar
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14 Tage vor Angebotsstart
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7 Tage vor Angebotsstart
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3 Tage vor Angebotsstart
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Am Tag des Angebotsstarts
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Nach Anwesenheit erstes Modul
PDF-Sign-Schutz für externe Dateien aktivieren
Im Buchungswidget «Alle Buchungen» können Sie festlegen, dass externe Dateien, welche den Teilnehmenden zum Download zur Verfügung stehen, mit einem PDF-Sign-Wasserzeichen B versehen werden.
Durch diesen Schutz können die Dokumente eindeutig dem jeweiligen Teilnehmenden zugeordnet werden und sind gleichzeitig vor unbefugtem Kopieren oder Weitergeben geschützt.
Zusätzlicher Hinweis: PDF Schutz
Ergänzend zum PDF-Sign-Schutz können in den globalen Einstellungen unter System die Option PDF-Dokumente sind passwortgeschützt C aktiviert oder deaktiviert werden.
Ist diese Einstellung aktiv, sind alle von edoobox generierten PDF-Dokumente passwortgeschützt.
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Dateiverwaltung ¦ interne Dateien ¦ Kursunterlagen ¦ Externe Dokumente ¦ Teilnehmerbereich ¦ Upload ¦ Schulungsmaterialien ¦ Trainerrechte ¦ Dateizugriff ¦ Mein Konto