Interne und externe Dokumente und Dateien

Für jedes Angebot lassen sich über die Funktion «Dokumente & Dateien» zusätzliche Materialien hinterlegen. Dabei wird zwischen internen und externen Dateien unterschieden: Interne Dateien sind nur nach dem Login in edoobox sichtbar. Externe Dateien hingegen können für Teilnehmende bereitgestellt und im Teilnehmerkonto angezeigt und für den Download bereitgestellt werden.

Dateien im Angebot hinterlegen

Im Reiter «Dokumente & Dateien» innerhalb eines Angebots können Admins Dateien hochladen. Die Dateiverwaltung erfolgt direkt auf der Detailseite des jeweiligen Angebots.

Dateien lassen sich in zwei Kategorien einteilen:

Interne Dateien: Nur für Admins sichtbar, z. B. für Kurskonzepte oder interne Unterlagen.
Externe Dateien: Für Teilnehmende nach der Buchung sichtbar, z. B. Schulungsunterlagen oder Infoblätter. Diese können über das Teilnehmerkonto bereitgestellt werden.

Beide Bereiche verfügen über eigene Upload-Funktionen, Beschreibungsfelder und Bearbeitungsoptionen. Ein einmal hochgeladenes Dokument kann jederzeit wieder gelöscht werden oder die Beschreibung bearbeitet werden.

Interne Dateien

Interne Dateien stehen ausschliesslich den edoobox Admins in der Benutzeroberfläche zur Verfügung. Diese Funktion eignet sich für Dokumente, die nicht für Teilnehmende bestimmt sind – etwa Kurskonzepte, Ablaufpläne oder interne Formulare.

Speicherort: Angebot öffnen → «Mehr» → «Dokumente & Dateien» → Bereich «Interne Dateien»
Zugriff: Nur für Admins nach dem Login sichtbar
Darstellung: Dateiname und optionale Beschreibung
Verwaltung: Admins können Dokumente hochladen, mit einer Beschreibung versehen, löschen und herunterladen.

Externe Dateien

Externe Dateien sind für gebuchte Teilnehmende bestimmt und können z. B. Kursunterlagen, Infoblätter oder zusätzliche Materialien enthalten. Die Dokumente können im Teilnehmerbereich angezeigt oder über Mailvorlagen zur Verfügung gestellt werden.

Speicherort: Angebot öffnen → «Mehr» → «Dokumente & Dateien» → Bereich «Externe Dateien»
Zugriff: Sichtbar für Admins nach dem Login und für Teilnehmende im Bereich «Mein Konto», sofern im Standarddesign aktiviert
Darstellung: Dateiname und optionale Beschreibung
Verwaltung: Admins können Dokumente hochladen, mit einer Beschreibung versehen, löschen und herunterladen. Teilnehmende können Dokumente herunterladen.

Sichtbarkeit im Teilnehmerbereich aktivieren

Damit externe Dateien im Buchungsbereich der Teilnehmenden angezeigt werden, muss im Design Manager im Standarddesign das entsprechende Widget angepasst werden:

Widget «Alle Buchungen»
Checkbox bei «Angebot Externe Dateien» aktivieren A

Nur wenn diese Option aktiv ist, erscheinen die externen Dateien im Teilnehmerkonto.

Im Widget “Alle Buchungen” PDF Sign aktivieren

PDF-Sign-Schutz für externe Dateien aktivieren

Im Buchungswidget «Alle Buchungen» können Sie festlegen, dass externe Dateien, welche den Teilnehmenden zum Download zur Verfügung stehen, mit einem PDF-Sign-Wasserzeichen B versehen werden.

Durch diesen Schutz können die Dokumente eindeutig dem jeweiligen Teilnehmenden zugeordnet werden und sind gleichzeitig vor unbefugtem Kopieren oder Weitergeben geschützt.

Hinweis: Externe Dateien in E-Mail-Vorlagen

Sie können in einigen E-Mail-Vorlagen (z.B. Buchungsbestätigungsmail und Erinnerungsmail) den Platzhalter ##UserAccessURL## einfügen (am besten als Hyperlink). Dann gelangen die Teilnehmenden mit Klick auf den Link direkt auf ihr Teilnehmerkonto und die Dateien. Wenn Sie die Dateien nicht länger zur Verfügung stellen möchten, können sie aus dem Angebot entfernt werden, sodass ein Download für den Teilnehmenden nicht mehr möglich ist.

Stichwörter für diese Anleitung

Dateiverwaltung ¦ interne Dateien ¦ Kursunterlagen ¦ Externe Dokumente ¦ Teilnehmerbereich ¦ Upload ¦ Schulungsmaterialien ¦ Trainerrechte ¦ Dateizugriff ¦ Mein Konto