Rechnungsstellung

Eine offene Rechnung kann von Teilnehmenden per Banküberweisung oder über ein aktiviertes Bezahlsystem beglichen werden. Dem Teilnehmenden kann zudem unabhängig vom Zahlungsmittel eine Rechnung als PDF ausgestellt werden.

Zahlungseingänge per Banküberweisung können automatisch mit dem Zahlungsabgleich per CAMT-Datei einer Rechnung zugeordnet werden. Manuell haben Sie die Möglichkeit, im Teilnehmerkonto in der offenen Rechnung über den Button «Einzahlung erfassen» den erhaltenen Betrag zu einer Rechnung einzubuchen. Im Register «Konto» können Sie Zahlungseingänge auch über eine manuelle Transaktion einbuchen – diese Transaktionen werden nicht automatisch einer Rechnung zugeordnet.

Rechnungseinstellungen

Erfassen Sie die notwendigen Daten zur Rechnungsstellung wie Ihre Bankangaben, Rechnungsnummer und Fälligkeit in der Hauptnavigation in den «Einstellungen» unter «Zahlungssysteme».

Ihre Bankangaben

Hinterlegen Sie an dieser Stelle die Bankinformationen für den Zahlungseingang. Geben Sie hier den Namen, die IBAN und den BIC-/SWIFT-Code der begünstigten Person oder Firma an.

Ihre MwSt. muss hier nicht hinterlegt werden. Diese können Sie direkt in die E-Mail-Vorlage «Rechnung.pdf» und/oder in den globalen Einstellungen hinterlegen.

Rechnungsnummer Alias und nächste Rechnungsnummer

Hier können Sie das Alias und den Rechnungsnummernkreis festlegen. Sie haben die Möglichkeit, jedes Jahr den Start der Rechnungsnummer neu festzulegen.

Info: höchstmögliche Rechnungsnummer

Die höchstmögliche Rechnungsnummer ist: 2147483648, danach muss ein neues Alias definiert werden.

Fälligkeit (Tage)

Hier legen Sie fest, innerhalb wie vieler Tage eine Rechnung beglichen werden muss.

Abweichende Rechnungsadresse

Hier können Sie festlegen, welche Option Sie im Falle einer abweichenden Rechnungsadresse in einer Teilnehmendenbuchung verwenden möchten:

  • Kunde: Hierbei erhält die buchende Person die Buchungsbestätigung-Mail mit Rechnung.pdf im Anhang. Die abweichende E-Mail-Adresse erhält keine E-Mail.

  • Kunde und abweichende E-Mail-Adresse: Hierbei erhält die buchende Person die Buchungsbestätigung-Mail mit Rechnung.pdf im Anhang. Die abweichende E-Mail-Adresse erhält die Rechnung-Mail mit Rechnung.pdf im Anhang.

  • Abweichende E-Mail-Adresse: Bei dieser Option erhält die buchende Person die Buchungsbestätigung-Mail ohne Rechnung.pdf. Die abweichende E-Mail-Adresse erhält die Rechnung-Mail mit Rechnung.pdf im Anhang.

Rechnungen aktivieren UNSERE EMPFEHLUNG

Mit dieser Einstellung aktivieren Sie Ihr Bankkonto. Versichern Sie sich, dass alle Ihre Angaben korrekt sind, bevor Sie Ihr Konto aktivieren. Bei jeder Buchung erstellt edoobox automatisch eine Rechnung und sendet diese mit der Buchungsbestätigung per E-Mail an den Teilnehmenden (bzw. die abweichende Rechnungs-E-Mail-Adresse).

Fälligkeit automatisch anpassen

Ist die Option «Fälligkeit automatisch anpassen» nicht angewählt, so wird immer die gewählte Zahlungsfrist auf Ihrer E-Mail-Vorlage «Rechnung.pdf» angezeigt.

Haben Sie die Option «Fälligkeit automatisch anpassen» angewählt, so passt sich die Fälligkeit einer Rechnung mit dem Platzhalter ##InvoicePayableDays## in der E-Mail-Vorlage «Rechnung.pdf» dem Startdatum Ihres Angebots an.

Erstellen Sie eine Rechnung für ein Angebot, das bereits vorbei ist, wird auf dem Rechnung.pdf die gewählte Zahlungsfrist ausgegeben.

Beispiel: Fälligkeit

Setzen Sie die Fälligkeit auf 15 Tage und Ihr Angebot startet in 15 oder mehr Tagen, dann wird als Fälligkeit auf dem Rechnung.pdf 15 Tage ausgegeben.
Startet Ihr Angebot hingegen bereits in 5 Tagen und Teilnehmende melden heute an, dann werden nur noch 5 Tage als Zahlungsfrist ausgegeben.

QR-Rechnung

Schweizer edoobox-Kunden haben hier die Möglichkeit, die QR-Rechnung zu aktivieren, wodurch alle neuen Rechnungen als QR erstellt werden.

Hinweis: Datenfelder der Teilnehmenden

Um für die einzelnen Teilnehmenden die QR-Rechnung korrekt erstellen zu können, sind zwingend die Daten zu Name, Strasse, PLZ und Ort der Teilnehmenden nötig.

ZUGFeRD E-Rechnung

Mit der Aktivierung dieser Option wird bei jeder Rechnung und Stornorechnung zusätzlich eine XML-Datei erstellt und im entsprechenden Rechnung.pdf oder Stornorechnung.pdf gespeichert. Diese Datei kann von Buchhaltungsprogrammen wie DATEV eingelesen werden.

Um die ZUGFeRD-E-Rechnung verwenden zu können, sind folgende Voraussetzungen zwingend nötig:

  • Die korrekte Erfassung der MwSt.-Nummer und des MwSt.-Satzes

  • Die korrekte Zuordnung des MwSt.-Satzes zum jeweiligen Angebot

  • Die korrekte Erfassung von Teilnehmendendaten: Name, Strasse, PLZ und Ort müssen

  • Die Rechnung darf keine positiven manuellen Transaktionen beinhalten

Bitte überprüfen Sie nach dieser Einrichtung von ZUGFeRD eine oder mehrere Rechnungen über den offiziellen Dienst von portal3.gefeg.com

Technische Details zu ZUGFeRD:

Für die Erstellung der XML-Datei wird der Standard Basic v2.1.1 verwendet (genaue Bezeichnung: EN 16931 – FacturX 1.0.05 – ZUGFeRD 2.1.1 - BASIC)
Der Rechnungstyp muss gemäss UNTDID 1001 spezifiziert werden, edoobox verwendet diese zwei Codes:

  • 380 für die Rechnung (Commercial invoice)

  • 384 für Stornorechnung (Corrected invoice)

edoobox PDF Rechnung
Der PDF Datei wird über die PDF/A-3 weise die XML Datei angehängt und ergänzt es mit dem ZUGFeRD Version XMP RDF in den Metadaten.
Compliance Level: PDF/A-1b

Zahlungsverlauf

Hier legen Sie fest, ob Teilzahlungen in der Rechnung als Auflistung aufgeführt werden sollen.

Manuelles erstellen zulassen

Falls Sie nicht bei jeder Buchung eine Rechnung mitsenden möchten, dem Teilnehmenden aber ermöglichen wollen, die Rechnung selbst zu erstellen, dann wählen Sie diese Option. Dadurch können die Teilnehmenden die offline Rechnung auf der Payment-Seite als Zahlungsmittel auswählen und können in ihrem Teilnehmerkonto selbst Rechnungen generieren.

Als Admin haben Sie jederzeit die Möglichkeit, eine Rechnung zu erstellen und zu versenden. Dazu müssen die Daten in den «Rechnung Einstellungen» hinterlegt sein.

Anzahlung, Ratenzahlung und Teilrechnung

Wünschen Sie von Ihren Kunden eine Anzahlung bei der Anmeldung? Würden Ihre Kunden gerne in Raten bezahlen oder wünschen eine Teilrechnung? Hier zeigen wir auf, wie Sie dies umsetzen können.

  • Unterschiedliche Zahlungsoptionen bei Ihren Angeboten: Erfassen Sie im betreffenden Angebot einen Zusatz-Text-Block und schreiben Sie dort die Bedingungen für die Anzahlung (bzw. Ratenzahlung oder Teilrechnung) hinein.

  • Identische Zahlungsoptionen bei all Ihren Angeboten: Erfassen Sie die Bedingungen für die Anzahlung (bzw. Ratenzahlung oder Teilrechnung) direkt in eine E-Mail-Vorlage.

Formulierungsvorschläge

  • „Um die Buchung definitiv abzuschliessen, bitten wir Sie eine Anzahlung von EUR 100,00 innerhalb von zwei Arbeitstagen zu überweisen“

  • „Ratenzahlungen nehmen wir ab einem Buchungstotal von EUR 400,00 entgegen. Um eine Ratenzahlung zu vereinbaren, kontaktieren Sie uns unter +41 43 434 65 91“

  • „Seminargebühr CHF 2’415.00
    CHF 15.00 Administrationsgebühr für vier Raten
    10% Anzahlung CHF 241.50 innerhalb von zwei Arbeitstagen
    Finanzierter Betrag CHF 2’173.50
    Zahlbar in vier monatlichen Raten à CHF 543.38″

Mahnung

Stellen Sie bei der Kontrolle Ihrer Zahlungseingänge fest, dass ein Kunde gemahnt werden muss, so empfehlen wir Ihnen, dafür eine eigene E-Mail-Vorlage in edoobox zu gestalten, die Sie mit wenigen Klicks an die betreffenden Kunden versenden können.

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Stichwörter für diese Anleitung

Rechnungen ¦ Anzahlung ¦ Ratenzahlung ¦ Teilrechnung