Import von Teilnehmenden-Daten

Importassistent

Haben Sie bestehende Kundendaten, die Sie in edoobox übernehmen möchten? Mit dem Importassistenten können Sie Teilnehmendendaten ganz einfach per CSV-Datei in Ihr edoobox-Konto importieren. Dabei haben Sie die Wahl: Entweder importieren Sie die Kundendaten ausschliesslich in die Kunden-Tabelle oder Sie buchen die Kunden auch direkt in ein Angebot ein.

Den Importassistenten finden Sie, indem Sie im Appmenü zur Kunden-Tabelle navigieren und diese öffnen. Dort finden Sie oberhalb der Tabelle einen Button «Import» A über welchen Sie den Importassistenten öffnen.

Kunden-Tabelle: Importassistenten öffnen

Dateiauswahl

Die Teilnehmendendaten müssen in einer CSV-Datei vorliegen, damit sie im Importassistenten hochgeladen werden können. Die erste Zeile der Datei muss die Spaltenüberschriften enthalten, die den Teilnehmer Datenfeldern, welche importiert werden sollen, entsprechen.

Bitte beachten: Teilnehmer Datenfelder

Damit Sie alle gewünschten Teilnehmer Datenfeldern in edoobox importieren können, müssen vorab alle Teilnehmer-Datenfelder in Ihrer edoobox angelegt und aktiv sein. Mehr dazu finden Sie hier: Teilnehmer Datenfelder

Sind alle Teilnehmer-Datenfelder in edoobox angelegt und aktiviert und liegt die Datei im CSV-Format vor, kann sie im ersten Schritt hochgeladen werden.

Importassistent | Dateiauswahl: CSV-Datei hochladen

Einstellungen

Im nächsten Schritt werden die Einstellungen für den Import konfiguriert. Hier kann festgelegt werden, ob die Teilnehmerdaten lediglich in die Kunden-Tabelle übernommen oder direkt in ein bestimmtes Angebot eingetragen werden sollen.

Importziel Kunden-Tabelle

Um doppelte Einträge zu vermeiden, bietet der Importassistent eine Duplikaterkennung. Dabei kann festgelegt werden, anhand welches Feldes (z. B. E-Mail-Adresse) bestehende Einträge erkannt werden. Je nach Einstellung können Duplikate entweder ignoriert, vorhandene Daten ersetzt oder Daten zusammengeführt werden.

Duplikate im Datensatz werden standardmässig nicht automatisch erkannt. Der Importassistent gleicht die Daten mit den bereits in edoobox vorhandenen Einträgen ab und identifiziert dabei mögliche Duplikate zwischen dem bestehenden Datenbestand und den neu importierten Datensätzen. Wenn die Option «Daten zusammenführen» gewählt wird, werden Änderungen in den Duplikaten verworfen und stattdessen die bereits im Konto bestehenden Daten beibehalten. Wird hingegen die Option «Vorhandene Daten Ersetzen» ausgewählt, werden die vorhandenen Daten in edoobox durch die importierten Werte überschrieben.

Importassistent | Einstellungen: Teilnehmer-Daten in Kunden-Tabelle importieren

Importziel Angebot

Falls die Teilnehmenden in ein Angebot eingebucht werden, müssen zusätzlich das Angebot B und die gewünschte Preiskategorie C ausgewählt werden. Nebst dem Angebot und der Preiskategorie kann auch ausgewählt werden, um welche Buchungsart D es sich handeln soll, also in welche Liste die Teilnehmenden eingebucht werden sollen. Unterschieden wird hier zwischen der Teilnehmerliste (Importieren nach «Buchung»), der Warteliste (Importieren nach «Warteliste») und der Anfrageliste (Importieren nach «Anfrageliste»).

Ist das Importziel ein Angebot und nicht nur die Kunden-Tabelle, erhält man bei den Einstellungen zum Umgang mit Duplikaten noch eine weitere Option, und zwar den Umgang mit Buchungen bei DuplikatenE. Hier kann zwischen den beiden Optionen «keine zusätzliche Buchung anlegen» und «Zusätzliche Buchung anlegen» ausgewählt werden.

Importassistent | Einstellungen: Teilnehmer-Daten in Angebot importieren

Zusätzlich besteht die Möglichkeit, eine Buchungsbestätigung per E-Mail F an die importierten Teilnehmenden zu senden oder diese Benachrichtigung zu deaktivieren. Ist diese Option aktiv, wird allen Teilnehmenden beim Import in edoobox und in das entsprechende Angebot ein Buchungsbestätigungsmail für das ausgewählte Angebot versendet.

Damit zukünftige Importe schneller abgewickelt werden können, lassen sich die aktuellen Einstellungen als Standard G speichern.

Datenzuordnung

Im dritten Schritt erfolgt die Datenzuordnung. Hier zeigt der Importassistent eine Vorschau der importierten Daten und ordnet die Spalten der CSV-Datei den entsprechenden Datenfeldern in edoobox zu. Pflichtfelder wie Vorname, Name und E-Mail müssen zugewiesen sein, damit der Import erfolgreich durchgeführt werden kann. Falls Spalten nicht automatisch erkannt werden, können diese manuell angepasst werden. Wird kein Teilnehmer Datenfeld ausgewählt, wird die entsprechende Spalte ignoriert H und nicht importiert. Eine Vorschautabelle mit den ersten Zeilen der Datei hilft dabei, die Zuordnung zu überprüfen und mögliche Fehler frühzeitig zu erkennen.

Auch hier besteht die Möglichkeit, die Einstellungen zu speichern. Dies ist besonders hilfreich, da die Teilnehmer-Datenfelder bei zukünftigen Importen nicht erneut manuell zugewiesen werden müssen, wodurch der Importprozess effizienter und schneller wird.

Sind alle Spalten zugewiesen, klicken Sie auf den Button «Bestätigung und Import aktualisieren» I, um zum letzten Schritt, dem Import, zu gelangen.

Importassistent | Datenzuordnung: Spalten den Teilnehmer Datenfeldern zuordnen

Bestätigung und Import

Im vierten Schritt wird eine Übersicht aller zu importierenden Daten angezeigt. Hier besteht die Möglichkeit, vor dem endgültigen Import mögliche Fehler zu erkennen.

Besondere Beachtung verdienen die Spalten Anrede, Land und Sprache, da hier spezifische Regeln gelten:

Anrede: Falls die Anrede nicht als Frau oder Herr angegeben ist, wird automatisch der Standardwert Neutrale Anrede verwendet. Dies betrifft auch Einträge mit Titeln wie Dr. oder anderen Bezeichnungen, die nicht explizit als Frau oder Herr erkennbar sind J.
Land: Das Land muss vollständig ausgeschrieben sein, da Abkürzungen wie DE für Deutschland nicht erkannt werden K. Falls eine Abkürzung verwendet wird, bleibt das Feld leer und muss gegebenenfalls nachträglich manuell ergänzt werden.
Sprache: Die Sprache kann sowohl ausgeschrieben als auch in Form eines Sprachkürzels angegeben werden. Beispielsweise wird Französisch erkannt, aber auch FR als gültige Abkürzung akzeptiert L.

Importassistent | Bestätigung und Import: Daten, die importiert werden, überprüfen

Bevor der Import gestartet wird, erfolgt eine abschliessende Bestätigung der Daten (nach Klick auf «Import starten»). Um den Datenschutz zu gewährleisten, muss bestätigt werden, dass die Teilnehmenden ihre Einwilligung zur Datennutzung gegeben haben, dass die Daten nicht aus Drittquellen erworben wurden und dass die Datenschutz- und Nutzungsbedingungen von edoobox eingehalten werden.

Sobald alle Einstellungen überprüft wurden, kann der Importvorgang durch Klicken auf «Import starten» M abgeschlossen werden. Danach sind die Teilnehmerdaten entweder in der Kunden-Tabelle gespeichert oder direkt in das gewählte Angebot eingebucht.

Importassistent | Bestätigung und Import: Import starten