Anfragelisten

Durch die Funktion "Anfrageliste" können für jedes Angebot mehrere Listen integriert werden. Dies eröffnet verschiedene Möglichkeiten während des Buchungsprozesses:

1. Reservierung zur Genehmigung: Teilnehmende haben die Möglichkeit, Buchungsanfragen an Sie zu stellen, die von einer Zwischenstelle auf der Teilnehmendenseite (z.B. durch deren Vorgesetzte*n) genehmigt werden müssen, bevor die Buchung definitiv abgeschlossen wird.

2. Interessenbekundung: Hier können Interessierte eine Anfrage an Sie stellen, um ihr Interesse an einem Angebot zu bekunden. Die Plätze können reserviert werden, die dann bis zur Bestätigung durch die Anbieterseite freigehalten werden.

3. Einladungen für einen bestimmten Personenkreis: Diese Option ermöglicht Ihnen, bestimmte Gruppen von Personen aktiv aus edoobox zu einem Angebot einzuladen. Die Teilnehmenden sagen mit wenigen Klicks zu und sind entsprechend sofort eingebucht.

1. Anfrageliste erstellen

Klicken Sie im Appmenü auf den Menüpunkt “Anfrage-Listen”.

Klicken Sie auf "Neue Liste", um eine neue Liste zu eröffnen.

In der neuen Liste finden Sie verschiedene Einstellungsoptionen:

• Name (Öffentliche Bezeichnung): Geben Sie Ihrer Anfrageliste einen deutlichen Namen für die Verwaltung. Dieser Name wird an verschiedenen Stellen in der Benutzeroberfläche und im Buchungsprozess Ihrer Teilnehmenden angezeigt.

• Erinnerung: Legen Sie fest, ob und wie viele Tage vor dem Startdatum oder ab der Ausstellung einer Anfrage eine Erinnerung verschickt werden soll.

• Gültigkeit: Definieren Sie den Zeitraum, innerhalb dessen die jeweilige Anfrage gültig ist. Auch hier kann anhand des Startdatums des Angebots oder ab der Ausstellung der Anfrage ein Zeitraum gewählt werden.
  Bitte beachten Sie, dass die Erinnerung immer vor dem Ablauf der Gültigkeit versendet werden sollte.

• Standard: Aktivieren Sie diese Option, um diese Anfrageliste automatisch als Standard in jedes neue Angebot in edoobox hinzuzufügen.

• Buchungs-PDF mitsenden: Aktivieren Sie diese Option, wenn Sie beim Anfrage-Liste Mail immer das Anfragelisten-Booking.pdf im Anhang mitversenden möchten.

• Reservationen erstellen: Aktivieren Sie diese Option, wenn Sie für die erhaltenen/versendeten Anfragen Plätze im entsprechenden Angebot reservieren möchten. So stellen Sie sicher, dass für die anfragenden bzw. angefragten Personen sicher ein Platz vorhanden ist im Angebot. Diese Einstellung ist nur in Kombination mit dem Buchungs-PDF verfügbar.
  Bitte beachten Sie, dass bei Buchungen durch Teilnehmende nur die maximale Anzahl Plätze in einem Angebot reserviert werden können. Sollten Sie zeitgleich Buchungen und Anfragen für ein einzelnes Angebot erlauben, werden die gebuchten Plätze und die Reservationen zusammengerechnet. So kann eine Überbuchung vom Angebot ausgeschlossen werden. Eine Überbuchung durch einen Admin sind immer möglich.

2. Anfrageliste im Angebot hinzufügen

Um eine Anfrageliste einem Angebot hinzuzufügen, gehen Sie wie folgt vor:

• Navigieren Sie ins Angebot, in welchem Sie die Anfrageliste hinzufügen möchten.

• Klicken Sie auf “Mehr” und im Anschluss auf “Anfrage-Listen”. Hier erhalten Sie eine Übersicht über die verfügbaren Anfragelisten in Ihrem edoobox-Konto und können die gewünschten Listen über das Plussymbol in Ihre Auswahl zum Angebot hinzufügen.

Sie haben nun die gewünschten Anfragelisten Ihrem Angebot hinzugefügt. Wenn Sie in den Listen-Einstellungen (Punkt 1) die Einstellung “Standard” aktivieren, wird die entsprechende Anfrageliste bei jedem neu erstellten Angebot bereits automatisch hinzugefügt.

3. Anfrage-Button in den Buchungsprozess integrieren

Um einen Anfrage-Button im Buchungsprozess einzufügen, befolgen Sie bitte die folgenden Schritte:

1. Öffnen Sie den Design Manager, wählen Sie das gewünschte Design aus und navigieren Sie ins Template “Angebot Details”.

2. Fügen Sie das Widget "Anfrage-Button" aus der Widgetübersicht in das Template an der gewünschten Stelle ein.

3. Öffnen Sie die Widgeteinstellungen zum “Anfrage Button” mit einem Klick auf das Zahnradsymbol.

4. Verknüpfen Sie die gewünschte Anfrageliste, die über den Anfragebutton verwendet werden soll. Die gewünschte Liste kann über deren Namen gesucht werden.

5. Passen Sie die Buttonbezeichnungen für den Start und den Abschluss der Anfrage im Buchungsprozess an Ihr Anwendungsbeispiel an. Ebenfalls können Sie die Buttonfarbe festlegen.

6. Speichern Sie Ihre Einstellungen.

7. Sollten Sie mehrere Listen für ein Angebot verwenden wollen, wiederholen Sie diesen Schritt und fügen weitere Anfrage-Buttons hinzu.

4. Entscheidungsprozess anpassen

Ihre Teilnehmenden (oder deren Vorgesetzte) erhalten im Anfrageprozess die Möglichkeit, eine Anfrage abzulehnen oder anzunehmen. Diese Entscheidungsseite kann von Ihnen über den Design Manager gestaltet werden.

1. Öffnen Sie den Design Manager, wählen Sie das gewünschte Design aus und navigieren Sie ins Template “Anfragen: Akzeptieren oder Ablehnen”.
   

   

2. Wählen Sie die gewünschten Widgets aus, die Sie auf dieser Seite anzeigen möchten und passen Sie die einzelnen Widgeteinstellungen Ihren Anforderungen entsprechend an.
   Tipp: Führen Sie eine erste Anfrage via Testbuchung durch und öffnen Sie diese Entscheidungsseite in einem zweiten Browsertab/-fenster. Dadurch können Sie die gespeicherten Anpassungen im Design Manager gleich im zweiten Browsertab/-fenster einsehen, sobald Sie die Seite neu laden.

3. Im Design Manager kann im Template “Abschluss Seite“ noch das Widget “Besten Dank“ den Text der Dankes Meldung pro Buchungstyp angepasst werden oder im Widget “Alle Buchungen“ kann der Text vom Entscheidungsbutton mit den verschiedenen Anhängen definiert werden.

4. Über die Namen der PDF-Anhänge können die Namen der Buttons auf der Abschluss-Seite geändert werden.
   

   

5. E-Mail-Vorlagen anpassen

Für die Nutzung der Anfragelistenfunktion stehen Ihnen in den E-Mail-Einstellungen drei neue E-Mail-Vorlagen zur Verfügung. Diese können in Design und Text individuell gestaltet werden. Bitte beachten Sie, dass für alle Anfragelisten dieselben drei E-Mail-Vorlagen verwendet werden und entsprechend für alle Anwendungsbeispiele formuliert sein müssen.

• Anfrage-Liste Mail: Diese E-Mail wird versendet, wenn eine Anfrage über den Anfrageprozess im Frontend durchgeführt wird oder Sie im Angebot im Anfragelisten-Bereich den Button “Anfragen versenden” anklicken. Sie enthält (je nach Einstellungen in der einzelnen Anfrageliste) das Booking.pdf (Anfrageliste).

• Anfrage-Liste Erinnerung Mail: Diese E-Mail wird versendet, wenn für eine Anfrage die Erinnerung ausgelöst wird. Sie kann sowohl automatisch über die Anfragelisten-Einstellungen oder manuell über den Button “Erinnerungen versenden” ausgelöst werden. Die Erinnerungsmail wird an alle Personen einer Anfrageliste versendet, bei denen zum Auslösezeitpunkt der Mail noch keine Antwort auf die Anfrage vorhanden ist.

• Booking.pdf (Anfrageliste): Das PDF wird je nach Konfiguration in den einzelnen Anfragelisten entweder bei der Anfrage-Liste Mail oder nicht angehängt.

6. Anfrageliste-Buchungen einsehen

Um die Buchungen in einer Anfrageliste einzusehen, klicken Sie auf das gewünschte Angebot und navigieren über den Reiter “Teilnehmer” in den “Anfrage-Listen”-Bereich.

Hier stehen Ihnen alle im Angebot aktiven Anfragelisten zur Auswahl. Mit Klick auf die gewünschte Anfrageliste werden Ihnen die darin enthaltenen Anfragen angezeigt.

In der Spalte “Status” erhalten Sie eine Übersicht, für welche Teilnehmenden die Anfrage angenommen oder abgelehnt wurde und wo noch eine Antwort ausstehend ist. Bei einer Annahme der Anfrage wird die Buchung des entsprechenden Teilnehmenden direkt abgeschlossen und dieser wird der definitiven Teilnehmendenliste hinzugefügt.

Bitte beachten: Status kann nur einmal gesetzt werden
Der Status einer Teilnehmendenanfrage kann nur einmal gesetzt werden. Wird der Status falsch angewählt, kann die Anfrage gelöscht und neu hinzugefügt werden. Wurde ein Teilnehmender fälschlicherweise bestätigt, kann die getätigte Buchung ebenfalls aus dem Angebot gelöscht werden.

7. Teilnehmende zu einem Angebot einladen/anfragen

Wenn Sie einen bestimmten Personenkreis zu einem Ihrer Angebote einladen möchten, klicken Sie auf das gewünschte Angebot und navigieren über den Reiter “Teilnehmer” in den “Anfrage-Listen”-Bereich. Hier können Sie die gewünschten Personen über “Anfrage hinzufügen” zur Liste hinzufügen. Sobald sich alle gewünschten Personen in der Liste befinden, kann die Einladung mit Klick auf “Anfrage versenden” versendet werden. Dadurch wird die E-Mail-Vorlage “Anfrage-Liste Mail” an alle Personen in der Liste versendet.

Info: Teilnehmende per Brief einladen

Im Angebot unter dem “Anfrage-Listen”-Bereich gibt es ein CSV-Export der für einen Serienbrief verwendet werden kann. Der CSV-Export enthält neben den aktivieren Datenfelder auch die URL auf den Abstimmen-Button.

Im Microsoft Word kann die URL zu einem QR-Code umgewandelt werden.

1. Feld erstellen: Öffne das Word-Dokument und erstelle ein neues Feld mit STRG+F9.

2. QR-Code-Befehl eingeben: Tippe innerhalb der geschweiften Klammern { } den Befehl displaybarcode "edoobox.com" QR ein. Ersetzen Sie "edoobox.com" durch die gewünschte URL aus dem CSV.

3. QR-Code erzeugen: Mit der Tastenkombination ALT+F9, wird das Feld in einen QR-Code umgewandelt.

Wichtig zu Wissen:

Folgende Funktionen haben Einschränkungen bei Verwendung in Kombination mit der Anfrageliste:

• MustPay: Kann bei der Anfrage-Liste aktiviert werden, hat aber bei einer Zusage keinen Einfluss. Die Teilnehmende wird mit dem Status Bezahlung noch offen in den Kurs eingebucht.

• Sammelanmeldung: In der Anfrageliste wird bei einer Sammelbuchung nur die Kontaktperson angezeigt und analog der klassischen Buchung per E-Mail informiert. Eine Zusage oder Absage kann nur für beide zusammen ausgeführt werden.

• Countdown: Wird in der Anfrageliste nicht angezeigt

• Multiangebot: Kann nicht kombiniert werden

• freie Terminwahl: Kann nicht kombiniert werden

Tipp: Anfragen zeitnah beantworten

Damit Sie keine Anfragen und Buchungen in Ihrem edoobox-Konto verpassen, empfehlen wir Ihnen, in den E-Mail-Einstellungen die Einstellung “E-Mail bei Anmeldung” zu aktivieren. Dadurch wird bei jeder Frontend-Buchung die E-Mail-Vorlage “Anmeldung Info” ausgelöst und an Ihr Unternehmen gesendet. Diese E-Mail-Vorlage können Sie mit passenden Platzhaltern (z.B. ##BookingInfoType##, um Buchungstyp anzuzeigen) erweitern und sind so immer über die neuesten Buchungen in Ihrem edoobox-Konto informiert.

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Stichwörter für diese Anleitung

Gästeliste ¦ Angebot einholen ¦ Offerte anfragen ¦ Zusage ¦ Absage ¦ interne Liste ¦ VIP Kundengruppe