Tabellen und Exportmöglichkeiten

Um eine optimale Übersicht über die Datensätze in edoobox sowie für Exporte in Arbeitsabläufen und Fremdtools zu gewährleisten, bietet das System verschiedene Tabellenansichten. Diese können individuell angepasst und in verschiedenen Formaten exportiert werden. Diese Dokumentation bietet Ihnen eine umfassende Übersicht über bestehende Exporte, deren Verwendungszwecke und Anpassungsmöglichkeiten.

Übersicht aller Tabellen und Exporte

In edoobox stehen Ihnen zahlreiche Exportmöglichkeiten in verschiedenen Bereichen zur Verfügung. Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit, mithilfe der edoobox-API eigene benutzerdefinierte Exporte nach Ihren Anforderungen zu erstellen.

Alle Bereiche mit Tabellen und Exporten in edoobox:

Allgemeines zu den Tabellen

In der oben aufgeführten Aufzählung finden Sie alle verfügbaren Tabellenansichten und deren Exporte. Abhängig von der Tabelle stehen Ihnen verschiedene Filter- und Sortiermöglichkeiten zur Verfügung.

Definieren der angezeigten Daten

Um die gewünschten Informationen in einer Tabelle ein- oder auszublenden, klicken Sie auf «Spalten» A. Hier können Sie die verschiedenen Datenfelder auswählen, die Sie in der Tabelle sehen möchten. Bereits ausgewählte Datenfelder sind durch ein Häkchen markiert. Passen Sie die Auswahl nach Ihren Bedürfnissen an, um die Tabelle entsprechend Ihren Anforderungen zu gestalten. Die Tabelle kann im Anschluss mit den ausgewählten Spalten exportiert werden.

Anordnung und Breite der Spalten

Es ist in diversen Tabellen möglich, die Reihenfolge der Spalten innerhalb der Tabelle anzupassen, indem Sie die gewünschte Spaltenüberschrift B anklicken und via Drag-and-drop an die gewünschte Position ziehen. Dadurch können Sie die Anordnung der Spalten nach Ihren Vorstellungen anpassen. In diesen Tabellen können jeweils auch die Breiten der Spalten angepasst werden.

Suche und Sortierung

Um gezielt nach einem bestimmten Datensatz (z. B. Namen) zu suchen, können Sie die Suchfunktion innerhalb der Tabelle C verwenden. Geben Sie den Namen oder Begriff ein, nach dem Sie suchen möchten, und die Tabelle wird entsprechend gefiltert.

Um eine Spalte in auf- oder absteigender Reihenfolge zu sortieren, klicken Sie auf den gewünschten Spaltentitel, wie z.B. «Nachname», und die Einträge werden in aufsteigender oder absteigender Reihenfolge angezeigt. Wenn Sie eigene Datenfelder verwenden, finden Sie in deren Spaltentiteln ein Filter-Icon D, das Ihnen erlaubt, die Spalte nach bestimmten Kriterien zu filtern.

Filterung

Die Tabellen können nach bestimmten Kriterien gefiltert werden. Die verfügbaren Filtermöglichkeiten D variieren je nach Tabelle. Sie können so etwa in der Tabelle mit allen Buchungen nach Angeboten, Kund*innen oder einem Status der Buchung filtern. In der Tabelle mit allen Rechnungen können Sie nach einem bestimmten Rechnungsbetrag filtern.

Export erstellen

Haben Sie die gewünschten Angaben der Tabelle hinzugefügt und angeordnet, können Sie Exporte in drei verschiedenen Formaten durchführen: CSV, Excel und PDF. Dafür klicken Sie auf den Button «Export» E und wählen das gewünschte Format an.

Tipp: CSV-Datei in Excel öffnen

Navigieren Sie in Excel in der Registerkarte «Daten» in die Gruppe «Daten abrufen und transformieren» und klicken Sie in dieser auf «Aus Text/CSV». Suchen Sie im Eingabefeld die gewünschte CSV Datei aus, welche Sie öffnen möchten.

Exporte zur Buchhaltung

Damit Sie für Ihre Buchhaltung raschen Zugriff auf relevante Datensätze aus edoobox haben, bietet das System im Bereich «Rechnungswesen» drei Tabellenansichten und Exportoptionen: Rechnungen, Buchungen und Transaktionen. Sie können diese Tabellen global oder auf der Ebene eines einzelnen Teilnehmenden einsehen und exportieren. Sie finden die globalen Tabellen über das Appmenü unter «Rechnungswesen».

Buchungen

In der Buchungstabelle F sind sämtliche Buchungen in Ihrem edoobox-Konto aufgeführt. In dieser Tabelle können Sie die Buchungen nach Angebot, Kund*in, MustPay, stornierten und aktiven sowie Wartelistenbuchungen filtern. Zudem haben Sie die Möglichkeit, den Zeitraum einzuschränken, der angezeigt werden soll.

Tipp: Wartelistenexport

Möchten Sie alle Wartelistenbuchungen eines Angebots exportieren? In der Buchungstabelle können Sie nach einem bestimmten Angebot filtern und zusätzlich die Option «Mit Warteliste» auswählen. Wenn Sie den Filter «Mit Warteliste» verwenden, werden nur Wartelistenbuchungen angezeigt.

Rechnungen

In der Rechnungstabelle G werden Ihnen alle in der edoobox erstellten Rechnungen angezeigt. Hier können Sie nach Kund*in, Zahlungsstatus (offen, bezahlt, storniert), Rechnungsnummer, Beschreibung oder Betrag gefiltert werden. Zusätzlich zum Zeitraum, der hier ebenfalls eingeschränkt werden kann, haben Sie die Möglichkeit, zwischen vier verschiedenen Zeitraumfeldern zu unterscheiden (storniert am, erfasst am, bezahlt am, zahlbar bis).

Transaktionen

Die Transaktionstabelle H zeigt Ihnen alle in edoobox erstellten Transaktionen an. In dieser Tabelle stehen keine speziellen Filtermöglichkeiten zur Verfügung. Sie können jedoch die gewohnten Optionen zur Sortierung, Spaltenauswahl und Darstellung verwenden. So können Sie die Transaktionen beispielsweise nach Datum oder Betrag in auf- oder absteigender Reihenfolge anzeigen lassen.

Exporte global

Die Tabellen für alle Angebote und alle Teilnehmendendaten befinden sich im Bereich «Core» über das Appmenü.

Angebote

Möchten Sie sich in der Angebote Tabelle auch die Angebote, welche sich bereits im Archiv oder dem Papierkorb befinden, ausgeben lassen? Fügen Sie die Spalte «Ablage» hinzu, klicken Sie auf das Filter Icon im Spaltentitel und setzen Sie in den gewünschten Ablagen den Haken.

Die Angebotstabelle bietet eine umfassende Übersicht über alle wichtigen Informationen zu Ihren Angeboten. Hier können Sie Spalten nach Ihren Präferenzen ein- oder ausblenden und die Spalten (z. B. die Start- und Enddaten) nach Bedarf sortieren. Das Suchfeld der Tabelle ermöglicht Ihnen die gezielte Suche nach bestimmten Angeboten. Für erweiterte Filteroptionen finden Sie im Dropdown «Filter» die Möglichkeit, die Tabelle nach Kategorien, Ort oder Status des Angebots zu filtern oder sich nur die Angebote, in welcher eine Warteliste erlaubt ist, auszugeben. Ebenso haben Sie die Option, den Zeitraum einzuschränken.

Falls Sie Angebote anzeigen lassen möchten, die sich bereits im Archiv oder im Papierkorb befinden, können Sie die Spalte «Ablage» hinzufügen, auf das Filter-Icon D im Spaltentitel klicken und die gewünschten Ablagen auswählen.

Kunden

Die Kundentabelle bietet eine umfassende und angebotsübergreifende Übersicht über alle Teilnehmenden in Ihrem edoobox-Konto. Hier können Sie alle aktiven Teilnehmerdatenfelder als Spalten anzeigen lassen.

Exporte in einem Angebot

Angebotsdashboard

Die beiden statischen Exporte zu den Teilnehmenden und den Buchungen eines Angebots finden Sie auf dem Angebotsdashboard im Register «Übersicht».

Export 1: Alle Teilnehmende

Dieser Export enthält alle Teilnehmenden eines Angebots, einschliesslich Sammelteilnehmende. Die vorhandenen Preiskategorien werden als separate Spalten aufgelistet. Wenn im Angebot die freie Terminwahl aktiviert ist, werden Termine mit einer 1 (= gebucht) oder leer (= nicht gebucht) angezeigt. Handelt es sich beim Angebot um ein Multiangebot, werden sowohl das Hauptangebot als auch alle Unterangebote mit dem Namen der gebuchten Preiskategorie (= gebucht) oder einer 0 (= nicht gebucht) aufgeführt. Dieser Export kann verwendet werden, wenn Sie alle Angaben der Teilnehmenden eines Angebots für weitere Arbeitsprozesse benötigen.

Die Dateistruktur des Exports sieht wie folgt aus:

Export 2: Alle Buchungen

In diesem Export werden alle Buchungen mit ihren dazugehörigen Daten aufgelistet. Bei Sammelbuchungen ist die Kontaktperson (erste Person in der Sammelbuchung) aufgeführt, ohne Sammelteilnehmende. Es werden zudem die beantworteten Zusatzfragen und die gebuchten Zusatzleistungen aufgelistet. In der Spalte «Label» ist angegeben, woher die Buchung stammt (jedes eingebettete iFrame kann mit einem Label versehen werden). Ebenso enthält dieser Export die abweichende Rechnungsadresse, falls diese von der buchenden Person angegeben wurde.

Die Dateistruktur des Exports sieht wie folgt aus:

Teilnehmer

Die drei Tabellen für den Export der Teilnehmenden, der Buchungen und der Rechnungen innerhalb eines Angebots finden Sie im Dropdown des «Teilnehmer»-Registers I.

Teilnehmendenliste

Die «Teilnehmendenliste» ist im Wesentlichen dieselbe Tabelle wie die Kundentabelle, mit dem einzigen Unterschied, dass sie nur die Teilnehmenden des jeweiligen Angebots enthält. Die Filteroptionen, das Suchfeld und die Sortiermöglichkeiten sind in beiden Tabellen identisch.

Buchungen

Die Tabelle «Buchungen» in einem Angebot entspricht grundsätzlich der gleichnamigen Tabelle im Bereich der Buchhaltung. Der Unterschied besteht darin, dass diese Tabelle nur die Buchungen des jeweiligen Angebots enthält. Die Filtermöglichkeiten und Sortierungen sind in beiden Tabellen identisch.

Rechnungen

Die Tabelle «Rechnungen» in einem Angebot entspricht generell der gleichnamigen Tabelle im Bereich der Buchhaltung. Der Unterschied besteht darin, dass diese Tabelle nur die Rechnungen des jeweiligen Angebots enthält. Die Filtermöglichkeiten und Sortierungen sind in beiden Tabellen identisch.

Kalender

Im Register «Kalender» J eines Angebots finden Sie unter dem Button «Tabelle» eine Liste aller erfassten Termine eines Angebots.

Die Tabelle kann nach einem bestimmten Zeitraum eingeschränkt werden. Sie haben zudem die Option, auszuwählen, ob vergangene Termine des Angebots K in der Tabelle aufgelistet werden sollen. Diese Tabelle kann ausschliesslich als Excel-Datei exportiert werden kann.

Exporte in einer Buchung

In einer einzelnen Teilnehmendenbuchung steht Ihnen ein Export zur Verfügung: der Rechnungsexport.

Rechnungen

Die Tabelle «Rechnungen» in einer Buchung zeigt alle Rechnungen, die in dieser Buchung erstellt wurden, unabhängig davon, ob es sich um aktive oder stornierte Rechnungen handelt. Die Filtermöglichkeiten und die Sortierungsoptionen sind dieselben wie in der Rechnungstabelle im Bereich Buchhaltung.

Exporte zu Promotionen

Die Tabellen zu Ihren Promotionskampagnen sowie allen verkauften Gutscheinen und die Übersichten zu den jeweiligen Codes finden Sie im Appmenü unter «Rechnungswesen».

Promotionen

In der Tabelle mit allen erstellten Promotionskampagnen L haben Sie die Möglichkeit nach deren Gültigkeit zu filtern. Mit Klick auf das Filter-Icon D beim Spaltentitel «Gültigkeit» haben Sie die Optionen «Laufend», «Abgelaufen» und «Geplante Promotionen». Wenn Sie nach einer bestimmten Promotion suchen möchten, nutzen Sie das Suchfeld innerhalb der Tabelle und geben Sie den Namen der Promotionskampagne ein.

Promotionscodes

Um die Promotionscodes einer einzelnen Promotionskampagne anzuzeigen und bei Bedarf zu exportieren, öffnen Sie die gewünschte Promotion, indem Sie auf die entsprechende Zeile doppelt klicken. Im unteren Teil des geöffneten Fensters werden Ihnen alle Promotionscodes angezeigt, die zu dieser Promotion gehören. Sie können auch hier das Suchfeld verwenden, um einen bestimmten Code zu suchen. Wenn Sie die Codes exportieren möchten, klicken Sie auf den «Export»-Button N und wählen Sie das gewünschte Format aus.

Gutscheine

In der Tabelle der verkauften Gutscheine M finden Sie die gleiche Ansicht sowie Filter- und Exportmöglichkeiten, die Ihnen auch die Tabelle mit den Promotionen bietet.

Gutscheincodes

Um in die Tabelle der Gutscheincodes verkaufter Gutscheine zu gelangen und bei Bedarf zu exportieren, öffnen Sie den gewünschten Gutschein, indem Sie auf die entsprechende Zeile doppelt klicken. Hier finden Sie die gleiche Ansicht sowie Filter- und Exportmöglichkeiten, die Ihnen auch die Tabelle mit den Promotionscodes bietet.

Exporte der Admins

Die Übersichtstabelle und die Exportmöglichkeiten zu den Admins finden Sie im Appmenü im Bereich «Andere» unter «Administratoren».

Administratoren

In der Tabelle mit allen Admins erhalten Sie eine Übersicht über alle im System hinterlegten Admins, ihre Login-E-Mail-Adressen und die vergebenen Rechte. Sie können in dieser Tabelle die gewünschten Spalten ein- oder ausblenden. Den Admin-Export können Sie entweder als Excel oder als PDF-Datei herunterladen. Das CSV-Format steht für diesen Export nicht zur Verfügung.

Exporte zur Auslastung

Für detaillierte Übersichten über die Auslastung Ihrer Leitungspersonen oder der Räume/Orte, in denen Ihre Angebote stattfinden, stehen Ihnen entsprechende Exportmöglichkeiten zur Verfügung.

Admins

Um eine detaillierte Übersicht über die Auslastung Ihrer Leitungspersonen zu erhalten, navigieren Sie über das Appmenü in den Bereich «Administratoren». In der Tabelle mit allen Admins klicken Sie doppelt auf den gewünschten Admin, um dessen Admin-Dashboard zu öffnen. Im Register «Auslastung» haben Sie die Möglichkeit, einen Export der Auslastung dieses Admins in unterschiedlichen Kalenderansichten zu erstellen. Sie können die Auslastung als Excel oder im CSV-Format exportieren. Ein PDF-Export von dieser Übersicht nicht möglich.

Durchführungsorte

Um eine detaillierte Übersicht über die Auslastung Ihrer Durchführungsorte zu erhalten, navigieren Sie über das Appmenü in den Bereich «Orte». In der Tabelle mit allen Orten und Räumen klicken Sie doppelt auf den gewünschten Durchführungsort, um dessen Datensatz zu öffnen. Zu unterst im geöffneten Fenster finden Sie den Button «Auslastung» und haben anschliessend die Möglichkeit, einen Export der Auslastung in unterschiedlichen Kalenderansichten zu erstellen. Sie können die Auslastung als Excel oder im CSV-Format exportieren. Ein PDF-Export von dieser Übersicht nicht möglich.

Exporte zur edoobox-Abrechnung

Einen Export Ihrer persönlichen edoobox-Abrechnung finden Sie in den globalen Einstellungen unter «Abrechnung». Navigieren Sie via Appmenü auf «Abrechnung» in die dazugehörige Übersicht.

Sie haben die Möglichkeit, das Jahr sowie den Monat auszuwählen, den Sie in der Abrechnungsübersicht anzeigen möchten. Klicken Sie im Dropdown-Menü, in dem Sie den Monat auswählen, auf «Alle Monate» O. Dadurch erhalten Sie eine Übersicht für das gesamte ausgewählte Jahr. Sie können die Abrechnungsübersicht als Excel oder im CSV-Format exportieren. Ein PDF-Export von dieser Übersicht ist nicht verfügbar.

Verwandte Anleitungen

• Die Übersicht über die Benutzeroberfläche

• Datenfelder für die Tabellenspalten und Anmeldeformulare

• edoobox-API

• Zapier für die Automatisierung von Exporten

• Secure-File-Manager

Stichwörter für diese Anleitung

Export ¦ Exporte ¦ Teilnehmende ¦ Angebot ¦ Rechnung ¦ Suche ¦ Filtern ¦ Sortieren