Tabellen und Exportmöglichkeiten

Exportmöglichkeiten

In edoobox gibt es vielfältige Exportmöglichkeiten in diversen Bereichen. Zudem können Sie mit der API von edoobox eigene Exporte nach Ihren Wünschen erstellen.

Folgende Export Bereiche bestehen in der edoobox:

Allgemeines zu den Tabellen

Wie Sie der Aufzählung entnehmen können, haben Sie eine vielfältige Auswahl an Tabellen-Ansichten. Je nach Tabelle haben Sie unterschiedliche Möglichkeiten der Filterung und Sortierung.

Definieren der Anzeige

Wenn Sie auf «Spalten» A klicken, stehen Ihnen die verschiedenen Angaben zur Verfügung. Diese, welche bereits einen Haken haben, werden zurzeit schon in der Tabelle angezeigt. Legen Sie sich durch an- und abhaken der unterschiedlichen Angaben Ihre Tabelle so zurecht, wie Sie sie anschliessend exportieren möchten.

Anordnung der Spalten

Sie haben ebenfalls die Möglichkeit, die Anordnung der Spalten mittels Drag-and-drop anzupassen. Dazu einfach in den gewünschten Spaltentitel B klicken und an das Zielort ziehen.

Suche und Sortierung

Suchen Sie nach einem spezifischen Teilnehmenden oder möchten die Nachnamen dem Alphabet auf- oder absteigend anzeigen lassen? Nutzen Sie für die eindeutige Suche, die Suchfunktion C auf der rechten Seite der Tabelle. Klicken Sie für die Sortierung der Einträge auf den gewünschten Spaltentitel, beispielsweise «Nachnamen». Des Weiteren erscheint Ihnen bei eigenen Datenfeldern im jeweiligen Spaltentitel ein Filter Icon. Bei Klick auf das Icon erscheint ein weiteres Suchfeld, mit welchem Sie die Möglichkeit haben, die jeweilige Spalte zu filtern.

Filterung

Die Tabellen können auch nach gewissen Kriterien gefiltert werden. Die Filtermöglichkeiten D unterscheiden sich pro Tabelle, so können Sie beispielsweise in der Tabelle mit allen Buchungen nach Angebot, Kunde oder auch Status der Buchung filtern und in der Tabelle mit allen Rechnungen nach einem bestimmten Rechnungsbetrag.

Export erstellen

Haben Sie die gewünschten Angaben der Tabelle hinzugefügt und angeordnet, können Sie den Export in drei verschiedenen Formaten ziehen (CSV, Excel oder als PDF). Dafür klicken Sie auf den Button «Export» E und wählen das gewünschte Format an.

Info: CSV Datei in Excel öffnen

Navigieren Sie in der Registerkarte «Daten» in die Gruppe «Daten abrufen und transformieren» und klicken Sie in dieser auf «Aus Text/CSV». Suchen Sie im Eingabefeld die gewünschte CSV Datei aus, welche Sie öffnen möchten.  

Exporte zur Buchhaltung

Wir stellen Ihnen eine Vielzahl von Exportoptionen für Ihre Buchhaltung zur Verfügung, um sicherzustellen, dass Sie alle relevanten Informationen erhalten. Unsere Exportfunktionen umfassen drei Hauptkategorien: Rechnungen, Buchungen und Transaktionen. Die drei Exporte sind als globale Exporte oder auch auf der Ebene eines Teilnehmenden vorhanden. Die Tabellen für den Export finden Sie oben rechts im App-Menü unter Rechnungswesen.

Buchungen

In der Buchungstabelle F werden alle Buchungen, welche in Ihrem edoobox Konto entstanden sind, aufgelistet. Sie haben die Möglichkeit, diese Tabelle nach Angebot, Kunde, MustPay, stornierten und aktiven, sowie Wartelisten Buchungen zu filtern. Zusätzlich besteht die Option den Zeitraum, der ausgegeben werden soll, einzuschränken.

Tipp: Warteliste Export

Benötigen Sie einen Export der Wartelisteneinträge eines Angebote oder mehrerer Angebote? In den Filtermöglichkeiten der Buchungstabelle haben Sie die Möglichkeit nach einem Angebote zu filtern und zusätzlich bei Warteliste, «Mit Warteliste», anzuwählen. Beim Verwenden vom Filter «Mit Warteliste» werden ausschliesslich Wartelisteneinträge gefiltert.

Rechnungen

In der Rechnungstabelle G werden Ihnen alle in der edoobox erstellten Rechnungen angezeigt. Die Rechnungstabelle kann nach Kunde, Status der Zahlung (offen, bezahlt, storniert), Rechnungsnummer, Beschreibung oder auch dem Betrag gefiltert werden. Zusätzlich zum Zeitraum, welcher auch hier eingeschränkt werden kann, haben Sie in dieser Tabelle die Möglichkeit zwischen vier Zeitraumfeldern zu unterscheiden (storniert am, erfasst am, bezahlt am, zahlbar bis).

Transaktionen

In der Transaktionstabelle H haben Sie keine speziellen Filtermöglichkeiten. Die gewohnten Optionen der Sortierung, Spalten-Auswahl, sowie derer Darstellung sind jedoch auch hier vorhanden. So können Sie unter anderem das Datum oder auch den Betrag der Transaktionen auf- oder absteigend sortiert darstellen.

Exporte global

Beide Tabellen finden Sie oben rechts im App-Menü unter Core.

Angebote

Die Angebote Tabelle bietet eine gute Übersicht aller wichtigen Angaben eines Angebots. Auch hier können gewünschte Spalten für die Anzeige an- oder abgewählt oder das Start- und Enddatum sortiert werden. Zusätzlich wurde hier noch das Suchfeld rechts der Tabelle eingebaut, für die spezifische Suche nach einem Angebot. Für eine umfangreichere Filterung finden Sie im Dropdown «Filter» die Möglichkeit, die Tabelle nach Kategorien, Ort oder Status des Angebots zu filtern oder sich nur die Angebote, in welcher eine Warteliste erlaubt ist, auszugeben. Hinzu kommt auch hier wieder die Option, den Zeitraum einzuschränken.

Möchten Sie sich in der Angebote Tabelle auch die Angebote, welche sich bereits im Archiv oder dem Papierkorb befinden, ausgeben lassen? Fügen Sie die Spalte «Ablage» hinzu, klicken Sie auf das Filter Icon I im Spaltentitel und setzen Sie in den gewünschten Ablagen den Haken.

Kunden

In der Kundentabelle finden Sie Teilnehmende des gesamten edoobox Kontos, Angebotsübergreifend. Es stehen Ihnen alle Teilnehmer Datenfelder, welche Sie in Ihrem Konto aktiviert haben, zur Verfügung, um als Spalte auszugeben.

Exporte in einem Angebot

Angebots Dashboard

Beide Exporte finden Sie auf dem Angebots Dashboard:

Export: Alle Teilnehmer

Dieser Export gibt alle Teilnehmende eines Angebots aus, auch Sammel Teilnehmende sind in diesem Export vorhanden. Die vorhandenen Preiskategorien werden als einzelne Spalte aufgelistet und falls die Freie Terminwahl aktiviert ist, werden Lektionen/Module mit einer 1 (= gebucht) oder leer (= nicht gebucht) ausgegeben. Wenn ein Multi-Angebot aktiviert ist, wird das Haupt- sowie alle Unterangebote mit dem Namen der gebuchten Preiskategorie (= gebucht) oder einer 0 (= nicht gebucht) ausgegeben. Benutzen Sie diesen Export, wenn Sie alle Angaben der Teilnehmer für eine Weiterverarbeitung benötigen.

Die Dateistruktur des Export sieht wie folgt aus:

Export: Alle Buchungen

In diesem Export werden die Buchungen mit allen zugehörigen Daten exportiert. Bei Sammelbuchungen ist die Kontaktperson (erste Person in der Sammelbuchung) aufgeführt. Sie finden hier auch die beantworteten Fragen und die gebuchten Zusatzleistungen. Aus der Spalte Label ist ersichtlich, woher die Buchung kam (jedes eingebettete iFrame kann mit einem Label bezeichnet werden). Zudem ist in diesem Export die Rechnungsadresse aufgeführt, sofern diese abweichend von der Kontaktperson ist.

Die Dateistruktur des Export sieht wie folgt aus:

Teilnehmer

Alle drei Tabellen für den Export finden Sie im Dropdown des Register «Teilnehmer» J eines Angebots.

Teilnehmendenliste

Die «Teilnehmendenliste» ist grundsätzlich dieselbe Tabelle wie die der Kundentabelle, einziger Unterschied, es befinden sich nur die Teilnehmenden des entsprechenden Angebots in der Tabelle. Filtermöglichkeiten, Suchfeld Optionen und die Sortierungen bleiben dieselben.

Buchungen

Die Tabelle «Buchungen» ist generell dieselbe wie die gleichnamige Tabelle im Bereich der Buchhaltung. Sie unterscheidet sich darin, dass diese Tabelle ausschliesslich die Buchungen des entsprechenden Angebots enthält. Filtermöglichkeiten und die Sortierungen bleiben dieselben.

Rechnungen

Die Tabelle «Rechnungen» ist generell dieselbe wie die gleichnamige Tabelle im Bereich der Buchhaltung. Sie unterscheidet sich darin, dass diese Tabelle ausschliesslich die Rechnungen des entsprechenden Angebots enthält. Filtermöglichkeiten und die Sortierungen bleiben dieselben.

Kalender

Im Register «Kalender» K finden Sie unter dem Button «Tabelle» eine Liste aller erfassten Lektionen eines Angebots.

Tabelle

Die Tabelle kann nach einem bestimmten Zeitraum eingeschränkt werden, auch können Sie auswählen, ob Ihnen vergangene Termine L des Angebots ebenfalls in der Tabelle aufgelistet werden sollen oder nicht. Im Gegensatz zu den meisten Tabellen in der edoobox kann diese ausschliesslich als Excel exportiert werden.

Exporte in einer Buchung

In einer einzelnen Buchung steht Ihnen genau ein Export zur Verfügung und das ist der Rechnungsexport.

Rechnungen

Die Tabelle «Rechnungen» zeigt alle Rechnungen, welche in dieser Buchung erstellt worden sind, unabhängig davon, ob es sich um aktive Rechnungen oder stornierte handelt. Filtermöglichkeiten und die Sortierungen sind dieselben, welche Sie auch in der Tabelle «Rechnungen» im Bereich Buchhaltung haben.

Exporte zu Promotionen

Die Tabellen mit der Übersicht aller Promotionen sowie allen verkauften Gutscheinen finden Sie oben rechts im App-Menü unter Rechnungswesen.

Promotionen

In der Tabelle mit allen erstellten Promotionskampagnen haben Sie die Möglichkeit nach der Gültigkeit zu filtern. Mit Klick auf das Filter Icon M im Spaltentitel der Spalte «Gültigkeit» haben Sie die Wahl zwischen der Anzeige von Laufend, Abgelaufen und Geplanten Promotionen. Auch hier können Sie die Spalten in der Reihe anordnen, in der es für Sie passt. Suchen Sie im Suchfeld, rechts von der Tabelle, mit der Eingabe des Namens eine spezifische Promotion heraus.

Promotions Codes

Öffnen Sie mit einem Doppelklick in die Zeile die gewünschte Promotion. Im unteren Teil des geöffneten Fensters werden Ihnen alle Promotionscodes angezeigt, welche zu dieser Promotion bestehen. Filtern Sie auch hier wieder mit dem Suchfeld einen bestimmten Code raus. Mit Klick auf den Button «Export» N haben Sie die Wahl, in welchem Format Sie die entsprechenden Codes exportieren möchten.

Gutscheine

In der Tabelle der verkauften Gutscheine haben Sie genau dieselbe Ansicht, sowie Filter- und Exportmöglichkeiten, welche Ihnen auch die Tabelle mit den Promotionen bietet.

Gutschein Codes

Auch hier handelt es sich um genau dieselbe Ansicht sowie Filter- und Exportmöglichkeiten, wie bei der Tabelle mit den Promotions Codes.

Exporte der Admins

Die Admins finden Sie oben rechts im App-Menü unter Andere. Mit Klick darauf landen Sie in den edoobox Einstellungen im Register «Administratoren».

Admins

In der Tabelle mit allen Admins haben Sie die Möglichkeit weitere Spalten, welche Sie angezeigt haben, möchten zu ergänzen. Die Auswahl dazu finden Sie unter «Spalten» links neben dem Suchfeld. Den Admin Export können Sie sich als Excel oder als PDF ziehen, das CSV Format ist bei diesem Export nicht möglich.

Exporte zur Auslastung

Benötigen Sie eine genaue Übersicht der Auslastung Ihrer Leitenden oder der Orte/Räume in welchen Ihre Kurse stattfinden? Via App-Menü gelangen Sie zum einen in die Admins, in welchen Sie mit Doppelklick auf einen Admin ins Admin Dashboard gelangen. Im Register «Auslastung» finden Sie die Möglichkeit, einen Export der Auslastung eines Admins zu machen. Zum anderen finden Sie auch die Orte im App-Menü vor. Öffnen Sie diese, Sie erhalten zuerst die Übersicht aller erstellten Orte sowie die dazugehörigen Räume. Mit Klick auf einen Ort öffnet sich die Sidebar, in welcher Sie einen Button «Auslastung» finden.

Admins

Die Übersicht der Auslastung eines Admins können Sie sich entweder als Tag, wochenweise, monatsweise oder als ganzes Jahr darstellen. Es wird jeweils diese Ansicht exportiert, welche Sie gerade geöffnet haben, wenn Sie auf das Format zum Exportieren klicken. Die Auslastung können Sie sich als Excel oder im CSV Format exportieren, ein PDF ist von dieser Tabelle nicht möglich.

Orte

Wenn Sie in der geöffneten Sidebar den Button «Auslastung» anklicken, erhalten Sie dieselbe Ansicht wie bei den Admins. Auch hier haben Sie die Möglichkeiten, sich die Auslastung der Orte entweder als Tag, wochenweise, monatsweise oder als ganzes Jahr darzustellen. Exportiert werden kann als Excel oder im CSV Format.

Exporte zur Abrechnung

Einen Export Ihrer persönlichen edoobox Abrechnung finden Sie unter «Abrechnung». Navigieren Sie via App-Menü → Abrechnung in die dazugehörige Übersicht.

Abrechnung edoobox

Sie haben die Möglichkeit das Jahr sowie den Monat auszuwählen, welchen Sie sich anzeigen lassen möchten. Alternativ dazu können Sie im Dropdown, in welchem Sie den Monat auswählen, auch «Alle Monate» O anwählen und Sie erhalten die Übersicht des kompletten Jahres. Exportieren Sie die Abrechnungsübersicht als Excel oder im CSV Format.

Verwandte Anleitungen

• Secure-File-Manager

• Eigene Datenfelder

Stichwörter für diese Anleitung

Export ¦ Exporte ¦ Teilnehmende ¦ Angebot ¦ Rechnung ¦ Suche ¦ Filtern ¦ Sortieren