Pro edoobox Konto kann definiert werden, ob und wenn ja, nach wie vielen Tagen ein Angebot, Teilnehmer, dessen Buchungen, Daten inkl. Rechnungen und Mails gelöscht werden sollen. Prinzipiell gilt eine Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren. Haben Sie aber ein Buchhaltungstool, wo Sie regelmässig Exporte der Rechnungen und Kundendaten machen oder speichern Sie die Rechnungen selbst ab, können Sie Ihr edoobox Konto regelmässig bereinigen. 

Zu beachten: Unwiderruflich ist unwiderruflich 

Werden mit der automatisierten Löschung Daten aus edoobox entfernt, so sind diese unwiderruflich entfernt. Werden versehentlich Daten gelöscht, so sind diese nicht mehr herstellbar. 

Automatisiert Löschung


Beispiel einer Löschung

Folgend werden Ihnen zwei Beispiele aufgezeigt, anhand eines Löschungszeitraumes von 7 Tagen. 

Es werden Angebote gesucht, bei welchen das Enddatum + Anzeige-Dauer jünger ist als die definierte Differenz zu heute. 

Beispiel A:

  • Alle Teilnehmer nach 7 Tagen löschen 

  • Das Enddatum ist der 01.04.2023 

  • Der Anzeigeschluss ist 7 Tage nach dem Enddatum

Die Teilnehmer würden also am 14.04.2023 entfernt werden (7 Tage löschen, 7 Tage nach Enddatum, Anzeigeschluss) 

Beispiel B: 

  • Alle Teilnehmer nach 7 Tagen löschen 

  • Das Enddatum ist der 01.04.2023 

  • Der Anzeigeschluss ist 7 Tage nach dem Enddatum

  • Ein Teilnehmer hat eine zweite Buchung mit dem Enddatum 07.02.2023, auch mit 7 Tage Anzeigeschluss 

Die Teilnehmer würden also am 21.04.2023 entfernt werden (7 Tage löschen, 7 Tage nach Enddatum, Anzeigeschluss des jüngsten Angebots) 

Tipp: Zeitpunkt der Löschung

Die Löschung der Teilnehmer wird alle 24h geprüft und ausgeführt.  

Ausnahmen, wann Daten nicht gelöscht werden 

Um zu garantieren, dass auch nur Daten gelöscht werden, die auch gelöscht werden sollen, führen wir verschiedene Überprüfungen durch, ob ein Angebot, Teilnehmer und auch die Buchung wirklich entfernt werden dürfen. 

Diese Fälle können auftreten: 

  1. Ein Teilnehmer hat noch eine weitere Buchung zu einem Angebot, bei welchem das Datum noch nicht erreicht wurde.  

  2. Der (Master)Teilnehmer ist in einer Sammelbuchung, von welcher mind. ein Teilnehmer eine weitere Buchung erstellt hat, bei welcher das Datum noch nicht erreicht wurde. 

  3. Angebote, für welche weiterhin eine Buchung existiert, weil z. B. ein Teilnehmer noch ein neues Angebot gebucht hat, bei welchem das Datum noch nicht erreicht wurde, bleiben bestehen. Jedoch nur noch mit den Buchungen, welche nicht entfernt werden dürfen. 

Betroffene Daten 

Teilnehmer

Alle Teilnehmer, für welche keine Ausnahme gefunden wurde, werden entfernt. Globale Teilnehmer werden nur entfernt, wenn es für kein weiteres edoobox Konto einen User gibt. 

Buchungen

Buchungen sind immer an einen Teilnehmer gebunden, wird dieser entfernt, so wird auch die Buchung entfernt.

Rechnungen

Rechnungen sind ebenfalls immer an einen Teilnehmer gebunden, auch hier gilt, wird der Teilnehmer entfernt, werden auch die Rechnungen des Teilnehmers entfernt. Die Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren liegt hier beim Anbieter selbst und nicht bei edoobox.

E-Mail

Werden Teilnehmer entfernt, so entfernt edoobox automatisch alle E-Mails, welche älter als das definierte Datum sind unabhängig ob der Teilnehmer noch eine neuere Buchung im System hat.

Angebote

Angebote werden gleich behandelt wie Teilnehmer, wenn keine Ausnahme gefunden wird, werden diese entfernt. Angebote, welche kein Enddatum hinterlegt haben, werden nicht entfernt (z. B. Angebot im Status Entwurf ohne Enddatum).

Bitte beachten: Rechnungen und E-Mails

Rechnungen werden auch entfernt, wenn diese noch als offen gelten. Das Gleiche mit Teilnehmer und Buchungen, welche noch einen negativen Saldo haben. Die Verknüpfung zu online Payment-Diensten geht dabei verloren. Meldungen von Bezahlsystemen würden nicht mehr eingebucht werden. 

E-Mails sind nicht an Teilnehmer gebunden, sie werden also am definierten Datum entfernt, auch wenn der Teilnehmer noch bestehen bleibt.

Info: Auswirkungen auf die Statistiken

edoobox Statistiken sind so weit in die Vergangenheit korrekt wie keine Daten entfernt wurden. Alle Daten vor dem definierten Datum sollten nicht mehr verwendet werden, da unvollständig.  Dies betrifft nicht die Statistiken, welche in externe Tools exportiert wurden, wie z. B. Google Analytics.

Info: Regelmässige Löschung

Um eine regelmässige Löschung zu beantragen, kontaktieren Sie bitte den edoobox Support (support@edoobox.com).  

Verwandte Anleitungen

Stichwörter für diese Anleitung

Automatisierte Löschung ¦ Teilnehmende ¦ Rechnungen ¦ Buchungen ¦ Teilnehmer-Daten