Rechnung und Stornorechnung erstellen/bearbeiten

In der folgenden Beschreibung werden die Abläufe zur Erstellung, Aktualisierung und Stornierung einer Rechnung im edoobox System beschrieben.

Rechnung erstellen

Rechnungen können automatisch und manuell erstellt werden. Die globalen Rechnungseinstellungen finden Sie in der Hauptnavigation unter dem Menüpunkt «Einstellungen» mit Klick auf «Zahlungssysteme». Mehr Informationen dazu finden Sie in der Dokumentation Rechnung für offline Payment, Banküberweisung.

Rechnung automatisch erstellen

Bei der automatischen Rechnungserstellung erstellt edoobox bei einer Teilnehmerbuchung (unabhängig vom gewählten Zahlungsmittel oder des Rechnungsbetrages) eine neue Rechnung und sendet diese mit der Buchungsbestätigung per E-Mail an die buchende Person

Rechnung manuell erstellen (als Admin)

Um eine Rechnung manuell zu erstellen, öffnen Sie das gewünschte Teilnehmerkonto per Klick auf das entsprechende Link-Symbol. Im Teilnehmer haben Sie an verschiedenen Stellen die Möglichkeit, eine manuelle Rechnung zu erstellen. Zwei Optionen sind im Folgenden beschrieben:

Option 1: Klicken Sie auf «Rechnungen» A in der Navigation der Hauptbox. Danach öffnet sich ein Fenster, auf diesem Sie mit einem Klick auf das Menüsymbol eine «Neue Rechnung» B hinzufügen können.
Rechnung erstellen
Option 2: Klicken Sie auf «Buchungen» C und wählen die gewünschte Buchung, für welche Sie eine Rechnung erstellen möchten, aus. Klicken Sie in der Buchung aus das Link-Symbol D. In der Buchung haben Sie die Möglichkeit, das Aktion-Symbol E anzuwählen und auf «in Rechnung stellen» F zu klicken.

Im Fenster, das darauffolgend geöffnet wird, können Sie anwählen, welche Buchungen in der Rechnung enthalten sein sollen. Es kann auch eine Rechnung über mehrere Buchungen erstellt werden.

Nach dem Erstellen können Sie mit Klick auf das Menüsymbol auswählen, was mit einer Rechnung geschehen soll. Möchten Sie diese versenden, dann haben Sie dort die Wahl zwischen E-Mail oder Briefpost.

Zahlungseingänge

Zahlungseingänge per Banküberweisung können in der betreffenden Rechnung über das Menüsymbol mit Klick auf «Einzahlung erfassen» eingebucht werden. Dadurch verknüpft sich die Zahlung direkt mit der offenen Rechnung und die Rechnung wird beim Erreichen des offenen Betrags als bezahlt gekennzeichnet. Wird mehr als der offene Betrag transferiert, so wird der Restbetrag als Guthaben dem Teilnehmerkonto gutgeschrieben.

Alternativ können Sie in der Hauptnavigation über den Menüpunkt «Buchhaltung» in die «Transaktionen» und dort mit einem Klick auf «Neue Transaktion» eine solche erstellen und direkt einem Teilnehmer zuordnen. Dabei wird der Betrag nicht direkt mit der offenen Rechnung verknüpft.

Geänderte Rechnungen

Wenn nach der Erstellung einer Rechnung eine Preiskategorie, Zusatzleistung oder ein Modul geändert wird, so erstellt edoobox nicht automatisch eine neue Rechnung. Diese Systemeinstellung bietet Ihnen die Möglichkeit, dass Sie mehrere Änderungen gleichzeitig vornehmen können, ohne jedes Mal eine neue Rechnung zu erstellen.

Das System zeigt Ihnen über das gelbe i Symbol an wenn eine Rechnung sich vom Buchungstotal unterscheidet.

Rechnungen nach einer geänderten Buchung aktualisieren

Möchten Sie eine bereits erstellte Rechnung aktualisieren, dann haben Sie dazu mehrere Möglichkeiten. Zwei Optionen sind im Folgenden beschrieben:

Option 1: Klicken Sie im entsprechenden Teilnehmer in der «Rechnungen»-Box auf «Alle Rechnungen». Mit einem Klick auf das Link-Symbol der gewünschten Rechnung gelangen Sie in deren Buchhaltungsbereich. Wenn Sie darauffolgend das Menüsymbol öffnen, können Sie die Auswahl «Aktualisieren» anwählen.
Option 2: Klicken Sie in der Hauptnavigation auf «Buchhaltung» und darauffolgend auf «Rechnungen». In dieser Tabellenansicht sehen Sie alle Rechnungen. Hier können Sie nach der gewünschten Rechnung filtern. Haben Sie die entsprechende Rechnung gefunden, dann klicken Sie auf deren Link-Symbol. Wenn Sie darauffolgend das Menüsymbol öffnen, können Sie die Auswahl «Aktualisieren» anwählen.

Als Folge einer Aktualisierung erstellt das System basierend auf der alten Rechnung eine Stornorechnung mit der gleichen Rechnungsnummer und dem Alias S. Es wird zudem eine neue Rechnung mit einer neuen Rechnungsnummer erstellt. Alle Stornorechnungen finden Sie im Bereich Belege in der entsprechenden Rechnung.

Beispiel: Rechnungen generieren

Wird eine Rechnung ED130 G aktualisiert, so wird eine neue Stornorechnung ED130S H erstellt und die neue Rechnung mit der Rechnungsnummer ED131 generiert.

Rechnungen an Teilnehmer versenden

Um eine aktuelle Rechnung an einen Teilnehmer zu senden, haben Sie mehrere Möglichkeiten. Zwei Optionen sind im Folgenden beschrieben:

Option 1: Klicken Sie im entsprechenden Teilnehmer in der «Rechnungen»-Box auf «Alle Rechnungen». Mit einem Klick auf das Link-Symbol der gewünschten Rechnung gelangen Sie in deren Buchhaltungsbereich. Wenn Sie darauffolgend das Menüsymbol öffnen, können Sie hier zwischen Versand per E-Mail oder per Briefpost auswählen.
Option 2: Klicken Sie in der Hauptnavigation auf «Buchhaltung» und darauffolgend auf «Rechnungen». In dieser Tabellenansicht sehen Sie alle Rechnungen. Hier können Sie nach der gewünschten Rechnung filtern. Haben Sie die entsprechende Rechnung gefunden, dann klicken Sie auf deren Link-Symbol. Wenn Sie darauffolgend das Menüsymbol öffnen, können Sie hier zwischen Versand per E-Mail oder per Briefpost auswählen.

Info: Rechnung per Briefpost

Wenn Sie als Versandart Brief wählen, dann versendet edoobox die Rechnung in einem neutralen Umschlag direkt an den Teilnehmer. Die Kosten für den Versand werden Ihrem edoobox-Konto in Rechnung gestellt.

Tipp: manuelle Transaktionen online bezahlen

Integrieren Sie den Platzhalter ##InvoicePayURL## in Ihrer Rechnungs Mail oder dem Rechnungs.pdf, damit auch Rechnungen, welche aus einer manuellen Transaktion erstellt wurden, online bezahlt werden können.

Teilnehmerzahlung manuell erfassen

Möchten Sie eine Teilnehmerzahlung manuell erfassen, so empfiehlt es sich, dies direkt in der betreffenden Rechnung zu tun. Dadurch verknüpft sich die Zahlung direkt mit der offenen Rechnung und die Rechnung wird beim Erreichen des offenen Betrags als bezahlt gekennzeichnet. Wird mehr als der offene Betrag transferiert, so wird der Restbetrag als Guthaben dem Teilnehmerkonto gutgeschrieben.

(Screenshot)

Für einen automatischen Abgleich der offenen Rechnungen mit den eingegangenen Transaktionen besteht die Möglichkeit eines Imports aus einem E-Banking. Link: Weitere Informationen zum Camt Import

Rückerstattung einer Zahlung

Möchten Sie einem Teilnehmer eine Rückerstattung zukommen lassen, dann können Sie dies in der betreffenden Rechnung vollziehen.

Option 1: Klicken Sie im entsprechenden Teilnehmer in der «Rechnungen»-Box auf «Alle Rechnungen». Mit einem Klick auf das Link-Symbol der gewünschten Rechnung gelangen Sie in deren Buchhaltungsbereich. Wenn Sie darauffolgend das Menüsymbol öffnen, können Sie hier die «Rückerstattung» auswählen und den gewünschten Betrag festlegen.
Option 2: Klicken Sie in der Hauptnavigation auf «Buchhaltung» und darauffolgend auf «Rechnungen». In dieser Tabellenansicht sehen Sie alle Rechnungen. Hier können Sie nach der gewünschten Rechnung filtern. Haben Sie die entsprechende Rechnung gefunden, dann klicken Sie auf deren Link-Symbol. Wenn Sie darauffolgend das Menüsymbol öffnen, können Sie hier die «Rückerstattung» auswählen und den gewünschten Betrag festlegen.

Info: Direkte Rückbuchung

Je nach gewähltem Zahlungsmittel erfolgt die Rückerstattung direkt oder muss im Zahlungssystem manuell erstellt werden.

Stornierung einer Buchung

Wenn Sie eine Buchung komplett stornieren möchten, muss zuvor die Rechnung der Buchung storniert werden. Öffnen Sie die entsprechende Rechnung und klicken Sie über das Menüsymbol auf «Stornieren». Es wird eine Stornorechnung erstellt. Falls der Teilnehmer eine Einzahlung bereits getätigt hat, erfolgt die Rückerstattung direkt oder muss, abhängig vom gewählten Zahlungsmittel, im Zahlungssystem erstellt werden.
Die Vorlage für die Stornorechnung I finden Sie in den Systemvorlagen J.

Export der Buchungen und Rechnungen

Eine Anleitung zu verschiedenen Exportmöglichkeiten finden Sie in der Anleitung Exportmöglichkeiten.