Rechnung und Stornorechnung erstellen/bearbeiten

In dieser Dokumentation erläutern wir das Vorgehen zur Erstellung, Aktualisierung und Stornierung von Rechnungen in edoobox. Sie erhalten eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, die Ihnen zeigt, wie Sie Rechnungen effizient und korrekt verwalten können, von der ersten Ausstellung über das Erfassen von Zahlungseingängen bis hin zur Stornierung, falls erforderlich. Dies umfasst sowohl die manuellen Prozesse als auch die Nutzung von Automatisierungsfunktionen, um sicherzustellen, dass Ihre Rechnungsverwaltung reibungslos und fehlerfrei abläuft.

Rechnung erstellen

Rechnungen können automatisch und manuell erstellt werden. Die globalen Rechnungseinstellungen finden Sie im Appmenü oben rechts, unter dem Menüpunkt «Einstellungen» mit Klick auf «Zahlungssysteme». Mehr Informationen dazu finden Sie in der Dokumentation Rechnung für offline Payment, Banküberweisung.

Rechnung automatisch erstellen

Bei der automatischen Rechnungserstellung erstellt edoobox bei einer Teilnehmerbuchung (unabhängig vom gewählten Zahlungsmittel oder des Rechnungsbetrages) eine neue Rechnung und sendet diese mit der Buchungsbestätigung per E-Mail an die buchende Person.

Rechnung manuell erstellen (als Admin)

Um eine Rechnung manuell zu erstellen, haben Sie zwei Optionen:

• Option 1: Um eine Rechnung für einen Teilnehmenden zu erstellen, öffnen Sie zunächst das gewünschte Teilnehmerkonto. Dies können Sie entweder über die Teilnehmendenliste eines Angebots oder mittels der globalen Suche tun. Sobald Sie das Teilnehmerkonto geöffnet haben, befinden Sie sich im Teilnehmer Dashboard. Dort finden Sie den Button «Neue Rechnung» A. Klicken Sie darauf, um für den ausgewählten Teilnehmenden eine Rechnung zu erstellen. Es öffnet sich ein Fenster mit allen Transaktionen (nur negativ Transaktionen), welche im Teilnehmenden vorhanden sind und für welche noch keine Rechnung erstellt wurde. Aus dieser Liste können Sie eine oder mehrerer Transaktionen auswählen, um dafür eine Rechnung zu erstellen.
  

  

• Option 2: Klicken Sie im Appmenü auf den Menüpunkt «Rechnungen», um die globale Rechnungstabelle zu öffnen. Auch hier finden Sie den Button «Neue Rechnung» B. Wenn Sie auf diesen Button klicken, öffnet sich zunächst ein kleines Fenster, in dem Sie den gewünschten Teilnehmenden auswählen können, für den die Rechnung erstellt werden soll. Anschliessend wählen Sie wie in Option 1 beschrieben die Transaktion aus, für welche Sie eine Rechnung erstellen möchten.
  

  

Rechnungen an Teilnehmer versenden

Nach dem Erstellen einer Rechnung können Sie unter dem Punkt «Mehr» C auswählen, was mit einer Rechnung geschehen soll. Möchten Sie diese versenden, dann haben Sie dort die Wahl zwischen E-Mail oder Briefpost.

Info: Rechnung per Briefpost

Wenn Sie als Versandart Brief wählen, dann versendet edoobox die Rechnung in einem neutralen Umschlag direkt an den Teilnehmer. Die Kosten für den Versand werden Ihrem edoobox-Konto in Rechnung gestellt.

Tipp: manuelle Transaktionen online bezahlen

Integrieren Sie den Platzhalter ##InvoicePayURL## in Ihrer Rechnungs Mail oder dem Rechnungs.pdf, damit auch Rechnungen, welche aus einer manuellen Transaktion erstellt wurden, online bezahlt werden können.

Zahlungseingänge erfassen

Zahlungseingänge per Banküberweisung können in der betreffenden Rechnung mit Klick auf «Einzahlung erfassen» CC eingebucht werden. Dadurch verknüpft sich die Zahlung direkt mit der offenen Rechnung und die Rechnung wird beim Erreichen des offenen Betrags als bezahlt gekennzeichnet. Wird mehr als der offene Betrag transferiert, so wird der Restbetrag als Guthaben dem Teilnehmerkonto gutgeschrieben.

Teilnehmerzahlung manuell erfassen

Alternativ besteht die Möglichkeit, über den Menüpunkt «Transaktionen» im Appmenü eine manuelle Transaktion zu erstellen. Dazu klicken Sie in der geöffneten Transaktionstabelle auf den Button «Neue Transaktion». Bei diesem Vorgang können Sie die Transaktion direkt einem Teilnehmer zuordnen. Es ist jedoch zu beachten, dass der eingegebene Betrag nicht mit einer offenen Rechnung verknüpft wird. Stattdessen beeinflusst er lediglich den Gesamtsaldo des Teilnehmenden. Die manuell erfasste Transaktion wird in die Tabelle aufgenommen, die beim Erstellen einer Rechnung angezeigt wird. Aus dieser Liste können Sie, wenn gewünscht, nun auch eine Rechnung für die spezifische Transaktion erstellen.

Geänderte Rechnungen

Wenn nach der Erstellung einer Rechnung eine Preiskategorie, Zusatzleistung oder ein Modul geändert wird, so erstellt edoobox nicht automatisch eine neue Rechnung. Diese Systemeinstellung bietet Ihnen die Möglichkeit, dass Sie mehrere Änderungen gleichzeitig vornehmen können, ohne dass jedes Mal eine neue Rechnung erstellt wird.

Das System zeigt Ihnen an, wenn eine Rechnung sich vom Buchungstotal unterscheidet und somit eine Rechnung aktualisiert D werden muss.

Rechnungen nach einer geänderten Buchung aktualisieren

Wenn das System anzeigt, dass eine Rechnung aktualisiert werden muss, können Sie in der geöffneten Rechnungsansicht auf den Button «Aktualisieren» klicken.

Als Folge einer Aktualisierung erstellt das System basierend auf der alten Rechnung eine Stornorechnung mit der gleichen Rechnungsnummer und dem Alias S. Es wird zudem eine neue Rechnung mit einer neuen Rechnungsnummer erstellt. Alle Stornorechnungen finden Sie im Bereich Belege in der entsprechenden Rechnung.

Beispiel: Rechnungen generieren

Wird eine Rechnung SPS85 E aktualisiert, so wird eine neue Stornorechnung SPS85S F erstellt und die neue Rechnung mit der Rechnungsnummer SPS86 generiert.

Rückerstattung einer Zahlung

Möchten Sie einem Teilnehmer eine Rückerstattung zukommen lassen, dann können Sie dies in der betreffenden Rechnung vollziehen.

• Rückerstattung Banküberweisung: Öffnen Sie im Teilnehmenden Dashboard die entsprechende Rechnung und klicken Sie auf den Button «Rückerstatten». Diese Option dient der Erfassung von Rückerstattungen für Banküberweisungen innerhalb von edoobox und soll lediglich dazu beitragen, die Rückerstattungstransaktionen in Ihrem System zu dokumentieren. Bitte beachten Sie, dass die tatsächliche Rückerstattung manuell durch eine Banküberweisung von Ihnen durchgeführt werden muss. Edoobox stellt also die Funktion bereit, diese Transaktionen nachzuverfolgen und zu verwalten, die finanzielle Abwicklung erfolgt jedoch direkt über Ihre Bank.

• Rückerstattung via Zahlsystem (Paypal oder Stripe): Klicken Sie im Appmenü auf «Transaktionen», um die Transaktionstabelle zu öffnen. Hier können Sie nach der gewünschten Transaktion, welche zurückerstattet werden soll, filtern. Haben Sie die entsprechende Transaktion gefunden, dann klicken Sie auf das angezeigte Zahlsystem, welches bei der Bezahlung verwendet wurde, beispielsweise PayPal G oder Stripe. Auf der Seite der Tabelle erscheint die Sidebar, um die gewünschte Rückerstattung H durchzuführen.
  
  

  

Info: Direkte Rückbuchung

Je nach gewähltem Zahlungsmittel erfolgt die Rückerstattung direkt (Paypal und Stripe) oder muss im Zahlungssystem manuell erstellt werden.

Stornierung einer Buchung

Wenn Sie eine Buchung komplett stornieren möchten, muss zuvor die Rechnung der Buchung storniert werden. Öffnen Sie die entsprechende Rechnung und klicken Sie auf den Button «Stornieren». Es wird eine Stornorechnung erstellt. Falls der Teilnehmende eine Einzahlung bereits getätigt hat, erfolgt die Rückerstattung direkt oder muss, abhängig vom gewählten Zahlungsmittel, im Zahlungssystem erstellt werden.

Die Vorlage für die Stornorechnung J finden Sie in den Systemvorlagen I.

Export der Buchungen und Rechnungen

Eine Anleitung zu verschiedenen Exportmöglichkeiten finden Sie in der Anleitung Exportmöglichkeiten.

Verwandte Anleitungen

• Exportmöglichkeiten

• Rechnung für offline Payment, Banküberweisung

• Mailvorlagen

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