E-Mail Einstellungen

Das E-Mail System in edoobox lässt sich sehr einfach Ihren Bedürfnissen anpassen. Zu den Einstellungen gelangen Sie via App Menü A → Einstellungen → E-Mail. An dieser Stelle bieten wir Ihnen die Gelegenheit, den Versand verschiedener E-Mails so zu konfigurieren, dass diese automatisch gemäss Ihren individuellen Einstellungen zum Zeitpunkt und Anhang, versendet werden. Des Weiteren finden Sie hier auch die Möglichkeit zu entscheiden, welche E-Mail Sie von der edoobox bezüglich Anmeldung oder Status eines Angebotes erhalten möchten.

E-Mail bei Anmeldung

Wünschen Sie, keine Anmeldung für einen Ihrer Kurse zu versäumen? Aktivieren Sie diese Option, um bei jeder neuen Anmeldung automatisch per E-Mail benachrichtigt zu werden. Sie können den Inhalt der «Anmeldung Info» Mail zu jederzeit in den Systemvorlagen anpassen.

Booking.pdf bei einer Buchung mitsenden

Das Booking.pdf ist eine umfassende Übersicht der Buchungsdaten. Wenn Sie möchten, dass das Booking.pdf zusammen mit der Buchungsbestätigung per E-Mail verschickt wird, aktivieren Sie diese Option hier.

Das Buchungsbestätigungs-Mail kann einige dieser Daten ebenso enthalten. Eine genaue Übersicht, welche Informationen in welchen Systemvorlagen via Platzhalter ausgegeben werden können, finden Sie in dieser Dokumentation: E-Mail Systemvorlagen und Platzhalter in edoobox

Tipp: Buchungsbestätigung an eine unabhängige E-Mail senden

Die Buchungsbestätigung kann in der Buchung eines Teilnehmenden über die Schaltfläche E-Mail B an eine unabhängige E-Mail-Adresse versendet werden. Klicken Sie hierzu im geöffneten Fenster in das Eingabefeld C mit der E-Mail-Adresse des Teilnehmenden und passen Sie diese an.

Buchung eines Teilnehmenden: Buchungsbestätigung an eine unabhängige E-Mail senden

Termin.ics bei einer Buchung mitsenden

Wir die Termin.ics Datei mit der Buchungsbestätigungs-Mail mitversendet, können die Teilnehmenden den entsprechenden Termin des Angebotes aus der Mail direkt in ihren persönlichen Kalender einfügen, damit der Termin von den Teilnehmenden nicht vergessen wird.

Erinnerungsmail an die Teilnehmer versenden

Benachrichtigen Sie Ihre Teilnehmenden vor Beginn eines Angebotes mittels einer automatisierten Erinnerungs-Mail über die bevorstehende Veranstaltung. Wählen Sie, wie viele Tage vor dem Startdatum die E-Mail automatisch versendet werden soll. Beachten Sie dabei, dass die Mindestanzahl an Teilnehmenden im Angebot erreicht sein muss und der Status des Angebotes weder Entwurf noch Freigegeben sein darf, damit die Erinnerungs-Mail ordnungsgemäss versendet werden kann. Die Einstellungen der automatischen Erinnerungs-Mail werden für alle Angebote im Konto übernommen.

Falls Sie Angebots-spezifische Informationen in diese Erinnerung einfügen möchten, verwenden Sie hierfür die Zusatztexte. Es stehen Ihnen insgesamt drei Textblöcke zur Verfügung.

Tipp: Gutschein für ein Nachfolge-Angebot in Mails einfügen

Ergänzen Sie das Erinnerungs-Mail mit einem Gutscheincode für ein Nachfolge-Angebot.

Besuchsbestätigungs-Mail (Zertifikat)

Nach Abschluss des Angebotes (Seminar, Kurs, Veranstaltung) kann via edoobox eine Besuchsbestätigungs-Mail und ein Zertifikats.pdf versendet werden.

Bitte beachten: Vorgängig die Präsenzliste nachführen

Ohne die Angaben aus der Präsenzliste kann edoobox keine Berechnung der Anwesenheit vornehmen. Stellen Sie die Sendeverzögerung nach Angebotsende so ein, dass Sie genügend Zeit haben, die Präsenzliste nachträglich zu führen. Werden Präsenzen nicht erfasst, zählen diese nicht als 0%, sondern als undefiniert. Präsenzen müssen also in jedem Fall erfasst werden, wenn Besuchsbestätigungen und Zertifikate verschickt werden möchten.

Eine Besuchsbestätigung-Mail wird bei der Einstellung «Ja, wenn x% besucht wurden» automatisch an einen Teilnehmenden versendet, wenn das Angebot mindestens zum festgelegten Prozentsatz von ihm besucht wurde. Falls der festgelegte Prozentsatz nicht erreicht wurde, kann eine Nicht-Besuchs-Mitteilungs-Mail versendet werden.

Wenn Sie bei jedem Angebot individuell entscheiden möchten, ob ein Besuchsbestätigungs-Mail versendet werden soll, wählen Sie die Option «Ja, nur bei geplanten Aufgaben, bei Erreichen von x%». Geplante Aufgaben sind E-Mail-Aufgaben, welche in jedem Angebot erstellt werden können und anschliessend selbstständig am gesetzten Datum ausgeführt werden. Erstellen Sie in den Angeboten, in welchen Sie das Besuchsbestätigungs-Mail versenden möchten, eine Aufgabe für diese Mail. Damit die E-Mails an die Teilnehmenden versendet werden, die ausreichend anwesend waren, muss die Präsenzliste im Angebot zu dem Zeitpunkt nachgeführt sein, wenn die Ausführung erfolgt, um den hinterlegten Prozentsatz zu überprüfen.

Besuchsbestätigung versenden, wenn x% vom Angebot besucht wurden

Definieren Sie, zu wie viel Prozent Teilnehmende anwesend sein müssen, damit eine Besuchsbestätigung via E-Mail versandt wird. Damit diese Einstellung funktioniert, müssen Sie eine der beiden Einstellungen davor «Ja, wenn x% besucht wurden» oder «Ja, nur bei geplanten Aufgaben, bei Erreichen von x%» aktiviert haben.

Zertifikat PDF ab x% mitsenden

Definieren Sie, zu wie viel Prozent Teilnehmende anwesend sein müssen, damit ein Zertifikats.pdf mit der Besuchsbestätigung versendet wird. Damit diese Einstellung funktioniert, müssen Sie eine der beiden Einstellungen davor «Ja, wenn x% besucht wurden» oder «Ja, nur bei geplanten Aufgaben, bei Erreichen von x%» aktiviert haben.

Kopie an zweite E-Mail-Adresse senden

Wenn Sie Ihren Teilnehmenden ermöglichen möchten, bei der Anmeldung eine zusätzliche E-Mail-Adresse anzugeben, etwa die ihres Vorgesetzten, damit auch diese die Besuchsbestätigung sowie das Zertifikat beim Versand erhalten, erstellen Sie hierfür ein eigenes Teilnehmer Datenfeld für die zweite E-Mail-Adresse. Fügen Sie das Teilnehmer Datenfeld zum einen im Teilnehmer Formular hinzu, damit dieses bei der Anmeldung von Teilnehmenden ausgefüllt werden kann und wählen Sie zum anderen das erstellte Teilnehmer Datenfeld hier in den Einstellungen aus.

E-Mail bei Nichterreichen der Anwesenheit

An Teilnehmende, welche den oben definierten Prozentsatz an Anwesenheit nicht erreicht haben, kann eine Nicht Besuchs Mitteilungs Mail versendet werden. Damit diese Einstellung funktioniert, müssen Sie eine der beiden Einstellungen davor «Ja, wenn x% besucht wurden» oder «Ja, nur bei geplanten Aufgaben, bei Erreichen von x%» aktiviert haben.

Sendeverzögerung nach Angebotsende

Definieren Sie, wie lange edoobox nach Angebotsende warten soll, bevor die Besuchsbestätigungs-Mail mit oder ohne Zertifikats.pdf und das Nicht Besuchs Mitteilungs Mail versendet werden. Damit diese Einstellung funktioniert, müssen Sie eine der beiden Einstellungen davor «Ja, wenn x% besucht wurden» oder «Ja, nur bei geplanten Aufgaben, bei Erreichen von x%» aktiviert haben.

Info: Besuchsbestätigung und Zertifikat

Wichtiges zum Versand der Besuchsbestätigung und des Zertifikats, sowie dem Führen der Präsenzliste finden Sie in folgender Dokumentation:

Newsletter von edoobox

Indem Sie diese Einstellung aktivieren, geben Sie edoobox die Berechtigung, Ihnen in regelmässigen Abständen Neuigkeiten, Ratschläge und nützliche Tipps zuzusenden. Dies ermöglicht Ihnen, stets auf dem neuesten Stand zu bleiben und von relevanten Informationen zu profitieren, die edoobox zur Verfügung stellt.

E-Mail sobald Angebot ausgebucht

Bei Aktivierung dieser Einstellung erhalten Sie die Info Meldung E-Mail, sobald ein Angebot die maximal Anzahl Teilnehmer erreicht hat und geschlossen wurde.

Tipp: weitere E-Mail Einstellungen

Weitere Informationen zu den Server-Einstellungen, Systemvorlagen und Eigene Vorlagen