Eigene E-Mail-Vorlagen, manuelles Versenden von E-Mails

Eigene Mail-Vorlagen erstellen

Zusätzlich der bereits bestehenden E-Mail Systemvorlagen können auch eigene E-Mail-Vorlagen erstellt werden. Diese E-Mail-Vorlagen können verwendet werden, um wiederkehrende Mitteilungen an Teilnehmer zu versenden. Die eigenen E-Mail-Vorlagen können in jedem Angebot terminiert versendet werden.

Die eigenen E-Mail Vorlagen sind unter «Einstellungen»A im Bereich «E-Mail»B zu finden. Öffnen Sie alle «eigenen E-Mail-Vorlagen»C unter dem Reiter «Eigene Vorlagen».

Die Mail-Vorlagen können in allen aktiven Sprachen hinterlegt werden. Es stehen alle Platzhalter der Platzhalter Gruppen Teilnehmer, Buchung, Angebot und Organisation zur Verfügung.

Aufgaben in der Teilnehmertabelle

Einige Systemvorlagen und eigenen Mail-Vorlagen sind in jedem Angebot in der Teilnehmertabelle aufrufbar.

Es kann ausgewählt werden, ob alle oder nur selektierte Teilnehmer das Mail erhalten sollen. Wählen Sie diese vor dem Versand in der Tabelle über die Auswahlbox aus.

Bitte beachten: Auswahl Teilnehmer

Werden in dieser Liste keine Teilnehmer ausgewählt, geht edoobox davon aus, dass Sie alle vorhandenen Teilnehmer bedienen möchten.

Eigene Vorlagen versenden

Wenn Sie in der Tabelle das Menüsymbol öffnen, können Sie hier neue Aufgaben erfassen und zwischen Systemvorlagen und eigene Vorlagen auswählen.

Dieser Mailversand wird als Aufgabe erfasst und in den nächsten 0 bis 15 Minuten ab dem eingestellten Termin ausgeführt. Mailversand Aufgaben sind unter Erfasste Aufgaben einsehbar und können vor dem Versand dort auch wieder gelöscht werden.

Bitte beachten: Wartelistenteilnehmer

Die eigenen Vorlagen werden nicht an Teilnehmende auf der Warteliste gesendet.

Standard E-Mails manuell auslösen

Verschiedene Mails werden automatisch ausgelöst. Eine Zusammenstellung der verschiedenen Mails finden Sie in der Anleitung Mail Vorlagen und Platzhalter in edoobox.

Erinnerungs-Mail

Manchmal empfinden Sie es als sinnvoll, ein weiteres Erinnerungs-Mail nebst dem in den edoobox Einstellungen eingestellten Zeitraum zu versenden. Hier können Sie weitere Erinnerungs-Mails terminieren.

Buchungsbestätigung versenden

Eine Buchungsbestätigung wird bei jeder Buchung versendet. Sie können aber bei Bedarf eine weitere Buchungsbestätigung versenden, wenn z.B. wichtige Änderungen vorliegen wie die Anfangs- oder Endzeiten usw. Die Buchungsbestätigung wird mit Booking.pdf, Ticket.pdf und Termine.ics versendet (entsprechend den eingestellten Optionen).

Freigabe Mail

Das Freigabe Mail (Mail mit der Bestätigung, dass das Angebot durchgeführt wird) wird versendet, wenn Sie den Angebots-Status manuell auf Freigeben stellen.

Tipp: automatische Angebots-Freigabe

Schalten Sie in den edoobox Einstellungen die automatische Angebots-Freigabe aus und versenden Sie das Freigabe Mail manuell, nachdem Sie sich entschieden haben, das Angebot durchzuführen.

Absage Mail

Das Absage Mail wird automatisch versendet, wenn der Angebots-Status manuell auf Absagen gestellt wird. Hier haben Sie die Möglichkeit, das Absage Mail ein weiteres Mal zu versenden oder das Absage Mail zu versenden, ohne den Status auf Absagen zu stellen.

Finanzaufgaben Mails manuell auslösen

Manchmal möchten Sie einigen Teilnehmern die Zahlungsinformationen ein weiteres Mal zustellen, hier geht es auf einfach Weise.

Tipp: Rechnungserstellung

Rechnungen werden nur erstellt, wenn noch keine besteht oder wenn eine bestehende Rechnung vorgängig annulliert wurde. Rufen Sie zum Annullieren einer Buchung die entsprechende Buchung auf.

Info: Zahlungserinnerung

Wenn Sie Zahlungserinnerungen aus dem Teilnehmer senden, erhält der Teilnehmer den Link auf die Abschluss-Seite (alle Buchungen). Versenden Sie diese hingegen aus der Buchung, wird der Link auf die Payment-Seite versandt.

Hinweis: Versand Rechnung.pdf

Beim Erstellen einer Aufgabe zur Funktion «Buchungsbestätigung versenden», wird kein Rechnung.pdf mitgesendet, da nicht alle Nutzer von edoobox per Standard ein Rechnungs.pdf versenden möchten.

Erfasste Aufgaben

Unter dem Menüpunkt «Erfasste Aufgaben» werden alle Aufgaben aufgelistet, die noch nicht ausgeführt wurden.

Info: Rechnung in der Buchungsbestätigung

Beim Erstellen einer Aufgabe, d. h. Funktion „Buchungsbestätigung“ versenden, wird kein Rechnungs.pdf mitgesendet, da nicht alle Nutzer von edoobox per Standard ein Rechnungs.pdf versenden möchten.

Bestimmen Sie den Ausführungszeitpunkt

Beim Erstellen der Aufgabe, legen Sie fest, wann die Aufgabe (Mailversand) erledigt werden soll und unter welchem Namen die Aufgabe erstellt wird. Der Namen ist in der Mail nicht ersichtlich, bietet Ihnen aber in den Aufgaben einen guten Überblick, welche Aufgaben erstellt wurden.

Individuelle Mails an Gruppen senden

Sie möchten ein individuelles Mail an die angemeldeten Teilnehmer eines ganzen Angebotes senden.

Wählen Sie das «Angebot», dann einen Rechtsklick auf das Angebot oder die Kategorie und nun wählen Sie «E-Mail an Verteilerliste»A.

1 Alle Teilnehmer

2 Alle Teilnehmer in Angeboten dieser Kategorie

3 Alle Teilnehmer in diesem Angebot

Alle Teilnehmer in Ihrem Konto erreichen Sie, wenn Sie die oberste Ebene wählen und mit einem Rechtsklick das Kontextmenü aufrufen.

Info: Filterung der E-Mail Adresse

Sofern im „An:“ Feld etwas manuell erfasst wurde, wird nach der E-Mail Adresse gefiltert, sodass das Mail nur einmal anstatt z.B. drei oder vier Mal (je nach Anzahl Buchungen mit der gleichen E-Mail Adresse) versendet werden würde.

Info: Postausgang

Der Postausgang ist aktuell nur eine Filterung der E-Mail-Adresse!

Bitte beachten: Massenmails

Je nach Auswahl der Teilnehmenden können sehr viele E-Mails auf einmal versendet werden. Prüfen Sie, welche Limite Ihr Provider pro Tag an zu sendenden Mails festgelegt hat. Jeder E-Mail Provider hat hier eine Limite hinterlegt.
Bei einer grossen Anzahl von E-Mails empfehlen wir den Einsatz von Mailjet.

Bitte beachten: Platzhalter

Diese Platzhalter Gruppe ist nur in den eigenen E-Mail Vorlagen vorhanden!

Buchung Platzhalter

##BookingNumber##	Buchungsnummer
##BookingDate##	Buchungsdatum
##BookingAmount##	Das Total (Preis) der Buchung