Mein neues edoobox-Konto einrichten

edoobox ist von Grund auf so konfiguriert, dass Sie sofort damit beginnen können, Ihre Angebote wie Kurse, Seminare und Veranstaltungen zu erstellen, zu veröffentlichen und für Buchungen freizugeben. Sie können Ihre Angebote direkt als Link per E-Mail versenden oder mit einem Einbindungscode in Ihren Webauftritt integrieren.

Selbstverständlich haben Sie die Möglichkeit, edoobox vorab oder während der laufenden Ausschreibung an Ihre spezifischen Bedürfnisse anzupassen. Hierzu soll Ihnen die folgende Anleitung zur Unterstützung dienen. Die Reihenfolge der unten aufgeführten Punkte ist unwichtig – wir empfehlen Ihnen jedoch, jeden Punkt zu überprüfen, um festzustellen, ob er für Ihren Verwendungszweck von Interesse sein könnte. Bitte beachten Sie, dass die verfügbaren Funktionen und Einstellungen je nach Abonnement variieren können. In der Testphase haben Sie vollen Zugriff auf alle edoobox-Funktionen. Sie können die getroffenen Einstellungen nach Bedarf jederzeit ändern.

1. Einen neuen Admin erfassen

Wenn Sie ein edoobox-Konto erstellen, werden Sie automatisch als Superadmin erfasst und erhalten die höchste Rechte-Ebene. Erstellen Sie separate Zugänge für alle Personen Ihres Teams und vergeben Sie die jeweils passenden Rechte. Um die bestmögliche Sicherheit Ihrer Daten in edoobox zu gewährleisten, empfehlen wir, für jeden Admin einen eigenen Zugang zu erstellen und jeweils die Zwei-Faktor-Authentifizierung zu aktivieren.

Tipp: Rechteverteilung

Wir empfehlen, jedem Admin stets die erforderlichen Rechte zuzuweisen, die seinem Aufgabenbereich entsprechen. Es ist ratsam, mindestens zwei Personen mit Superadmin-Rechten auszustatten, um sicherzustellen, dass auch während Abwesenheiten wie Urlaubsvertretungen die Daten in Ihrem edoobox-Konto optimal geschützt sind.

2. Einen neuen Durchführungsort erfassen

Der angegebene Ort der Person, die das edoobox-Konto erstellt, wird automatisch als erster Durchführungsort erfasst. Sie haben die Möglichkeit, weitere Durchführungsorte zu erstellen und bestehende Orte anzupassen. Diese Durchführungsorte können dann bei einzelnen Terminen hinterlegt werden, um Ihren Teilnehmenden sofort mitzuteilen, wo ein bestimmtes Angebot stattfindet.

3. Die Absender-E-Mail-Adresse durch Ihre eigene ersetzen

Für eine personalisierte Kommunikation mit Ihrer Kundschaft empfehlen wir, in Ihrem edoobox-Konto Ihre eigene E-Mail-Adresse als Absender zu hinterlegen. Auf diese Weise wird Ihren Teilnehmenden bei E-Mails aus edoobox Ihr Name als Absender angezeigt. Wenn Sie diese Einstellung nicht vornehmen, werden die E-Mails von der Adresse noreply@edoobox.com versendet.

Hierzu stehen Ihnen drei Möglichkeiten zur Verfügung:

SMTP einrichten
In den E-Mail-Einstellungen haben Sie die Möglichkeit, die Daten des Postausgangsservers SMTP zu hinterlegen. Auf diese Weise werden alle automatisch versendeten E-Mails über den SMTP-Server Ihrer Organisation versendet und tragen Ihre E-Mail-Adresse als Absenderadresse.
MailJet einrichten
Das Versenden von E-Mails über MailJet stellt eine effiziente Alternative zum eigenen SMTP-Server dar. MailJet ermöglicht das Versenden von signierten E-Mails in hoher Qualität. Bei jeder versendeten E-Mail können Sie anhand deren Status erkennen, ob sie erfolgreich zugestellt wurde, ob sie geöffnet oder ob sie vom Empfangsserver als unzustellbar (Bounce/Spam) zurückgewiesen wurde.
Microsoft Outlook
Da edoobox offizieller Microsoft-Partner ist, haben Sie die Möglichkeit Ihr Microsoft 365 Work- oder School-Konto mit Ihrem edoobox-Konto zu verbinden. Automatische E-Mails werden aus der edoobox dadurch nicht via noreply@edoobox.email versendet, sondern in Ihrem Namen direkt über die neueste Microsoft API.

4. Die E-Mail-Vorlagen anpassen

Alle E-Mails und PDFs, die über edoobox versendet werden können, können in Bezug auf Inhalt und Design an Ihre individuellen Anforderungen angepasst werden. Dies ermöglicht es Ihnen, die Kommunikation mit Ihrer Kundschaft auf Ihre Bedürfnisse zuzuschneiden. Beginnen Sie beispielsweise mit der Buchungsbestätigungsmail und passen Sie alle weiteren E-Mail-Vorlagen an, die Sie in Ihrer Kommunikation verwenden werden. Dadurch können Sie sicherstellen, dass Ihre gesamte E-Mail-Korrespondenz Ihrem Corporate Identity und Corporate Design (CI und CD) entspricht.

5. Die Angebote in den Webauftritt integrieren

Mit wenig Aufwand können die erstellten Angebote in Ihrer Webseite integriert und anschliessend von Ihrer Kundschaft gebucht werden.

Die Integration der Angebote in Ihre Webseite kann auf unterschiedliche Weisen erfolgen. Wir empfehlen die Einbindung mittels iFrame oder die Nutzung eines WordPress-Plugins. Falls Sie über fortgeschrittene Entwicklerkenntnisse verfügen, steht Ihnen ausserdem die edoobox API zur Verfügung, um eine massgeschneiderte Integration vorzunehmen.

6. Die richtigen Personendaten abfragen

Da im Buchungsprozess nur jene Daten abgefragt werden sollten, die für die Anmeldung zu Ihrem Angebot unerlässlich sind, bietet Ihnen edoobox hier die grösstmögliche Flexibilität. Im System sind standardmässig zehn vordefinierte Datenfelder vorhanden, die den Bedarf für gängige Buchungen decken. Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit, bis zu 30 zusätzliche Datenfelder nach Ihren Anforderungen zu erstellen und in Ihr(e) Anmeldeformular(e) zu integrieren. Dies ermöglicht eine flexible Anpassung der Buchungsprozesse für unterschiedliche Angebotsformate.

7. Mit dem Design Manager den Buchungsprozess gestalten

Unser Design Manager ermöglicht Ihnen, die Darstellung und Inhalte der einzelnen Schritte im Buchungsprozess umfassend zu personalisieren. Falls Sie verschiedene Angebotsformate anbieten, können Sie mehrere individuelle Designs erstellen und verwenden. Durch die Erstellung unterschiedlicher Anmeldeformulare können Sie bei jedem Angebot die relevanten Personendaten abfragen. Durch die nahtlose Anpassung des Buchungsprozesses an Ihren Webauftritt gewährleisten Sie Ihrer Kundschaft das bestmögliche Benutzererlebnis.

8. Die gewünschten Bezahlsysteme aktivieren

In edoobox sind eine Vielzahl von Bezahlsystemen implementiert, welche Sie für den Erhalt der Teilnehmendenzahlungen verwenden können. Dazu gehören:

9. Die notwendigen Mehrwertsteuernummern hinterlegen

Um die Mehrwertsteuer (Umsatzsteuer) in den Buchungsabrechnungen korrekt ausweisen zu können, ist es erforderlich, dass Sie die Mehrwertsteuernummern in edoobox hinterlegen und aktivieren. Sie haben die Flexibilität, pro MwSt.-Nummer beliebig viele unterschiedliche Prozentsätze zu erfassen. Auf diese Weise können Sie Ihre Angebote entweder inklusive oder exklusive Mehrwertsteuer ausweisen, je nach den steuerlichen Anforderungen und den Bedürfnissen Ihrer Kundschaft.

10. Die gewünschten Korrespondenzsprachen aktivieren

In edoobox stehen Ihnen verschiedene Systemsprachen zur Verfügung, die Sie für die Kommunikation mit Ihrer Kundschaft aktivieren können. Sie können Kund*innen mit verschiedenen Sprachen ansprechen, indem Sie den Buchungsprozess und Ihre E-Mail-Vorlagen in die entsprechenden Sprachen übersetzen. Wir empfehlen, ausschliesslich diejenigen Sprachen zu aktivieren, die Sie tatsächlich anbieten möchten. Dies ermöglicht eine effiziente Kommunikation mit Ihrer Kundschaft und erleichtert die Verwaltung Ihrer Angebote.

11. Die Gesetzestexte hinterlegen

In edoobox haben Sie die Möglichkeit, gesetzliche Texte wie Ihre allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB), eine Datenschutzerklärung und die Widerrufsbelehrung in den Buchungsablauf zu integrieren. Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass Ihre Teilnehmenden die gesetzlichen Texte akzeptieren müssen, bevor sie die Buchung abschliessen können.

12. Weitere Feineinstellungen in Ihrem edoobox-Konto

In den globalen edoobox-Einstellungen stehen Ihnen zahlreiche weitere Optionen zur Verfügung, mit denen Sie Ihr edoobox-Konto an Ihre spezifischen Anforderungen anpassen können.