Wenn Sie anschliessend an ein Seminar oder einen Kurs Ihren Teilnehmenden eine Kursbestätigung mit oder ohne einem Zertifikat zustellen möchten, können die folgenden Einstellungen gemacht werden.

Einstellungen Besuchsbestätigungs-Mail (Zertifikat)

In der Hauptnavigation können Sie unter System - Einstellungen - E-Mail - Einstellungen festlegen, ob edoobox ein Besuchsbestätigungs-Mail mit Zertifikat an die Teilnehmer versenden soll.

Legen Sie fest, wie viel % des Angebotes besucht sein müssen, um eine Besuchsbestätigung zu erhalten.

Info: Manuelle Besuchsbestätigung

Die Besuchsbestätigungs-Mail kann auch manuell versendet werden, gehen Sie dazu in die Buchung des Teilnehmers und wählen Sie Besuchsbestätigung versenden.

Stellen Sie ein, ob beim Erreichen der hinterlegten %-Angabe ein Zertifikat-PDF mitgesendet werden soll oder nicht.

Möchten Sie eine Kopie an eine zweite E-Mail-Adresse senden? Erstellen Sie dazu ein weiteres Teilnehmerdatenfeld, welches die Teilnehmer ausfüllen können und wählen Sie dieses hier aus.

Bei nicht erreichen dieser %-Angabe kann auch eine Nicht-Besuchs-Mitteilung versendet werden.

Die Sendeverzögerung erlaubt Ihnen die Anwesenheit nachträglich manuell noch einzutragen, falls Sie es nicht bereits mit dem Einlass-Scan gemacht haben.

E-Mail Einstellungen

Beachten: Versand der Bestätigung

Die Besuchsbestätigung wird nur versendet, sofern die Präsenzliste nachgeführt wurde und das Angebot nicht im Archiv oder im Papierkorb liegt! Die Besuchsbestätigung kann auch manuell vor dem Enddatum versendet werden.

Die Besuchsbestätigung wird nicht versendet, wenn die Mindestanzahl Teilnehmer nicht erreicht wurde und gleichzeitig der Status des Angebotes auf Geschlossen ist. Das System kann in diesem Fall nicht entscheiden, ob der Kurs durchgeführt wurde oder nicht.

Beachten: Wenn kein Status ausgewählt wurde

Bei allen Teilnehmern, die Kein Status als Status haben, wird nach dem Versenden der Besuchsbestätigungs-Mail, eine Notiz in die Meldungen geschrieben, dass die Nicht-Besuchs-Mitteilung nicht versendet werden konnte.

Berechnung der Anwesenheit

Für jeden Status wird die Anwesenheit in Stunden berechnet. Ist bei einem Status die Bewertung nicht 100 %, so wird die Zeit mit diesem Prozentsatz multipliziert.
So kann z. B. der Status Frühzeitig gegangen mit der Bewertung 90 % versehen werden, die anwesende Zeit wir so nur zu 90 % angerechnet.

Die Anwesenheit kann mit den entsprechenden Platzhaltern sowohl in die Besuchsbestätigungs-Mail wie auch ins Zertifikat übernommen werden.

##VisitingTimesPercent##

Total Anwesenheit in %

##VisitingTimesHourMinute##

Total Zeit, falls Teilnehmer immer anwesend war

##OfferTotalTime##

Alles zusammen z.B. 5 von 7 Stunden besucht

##DateNow##

Datum heute

##VisitingTimesNumber0##

Besuchte Zeit des Status „Kein Status“*

##VisitingTimesNumber1##

Besuchte Zeit des Status „Anwesend“*

##VisitingTimesNumber2##

Besuchte Zeit des Status „Frühzeitig gegangen“*

* Ausgabe in Dezimalstunden. Beispiel: Wert 1.5 = 90 Minuten besucht.

Beachten: Präsenzliste aktualisieren!

Die Anwesenheit kann nur korrekt berechnet werden, wenn für alle Lektionen/Module ein Status ausgewählt wurde.

Präsenzliste führen

Sie haben die Möglichkeit in jedem Angebot die Präsenzliste zu führen und den Teilnehmern danach ein Zertifikat zukommen zu lassen.

Gehen Sie in das gewünschte Angebot und klicken Sie auf Präsenzen. Dort können Sie nun die Präsenzen erfassen. Hier können Sie ebenfalls mit Swipe den Status ändern.

Vergangene Termine können mit dem Aktivieren der Auswahl angezeigt werden.

Tipp: Präsenzliste mit Einlass-Scan

Verwenden Sie das Ticket, um am Eingang von Ihrem Kurs/Event die Gültigkeit zu prüfen. Mit dem Scannen vom Ticket wird auch gleich die Präsenzliste geführt.

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Stichwörter für diese Anleitung

Präsenzen ¦ Präsenzliste ¦ Teilnehmer ¦ Zertifikat ¦ Besuchsbestätigung