Präsenzen: Präsenzliste, Besuchsbestätigung und Zertifikat

Wenn Sie im Anschluss an ein Seminar oder einen Kurs Ihren Teilnehmenden automatisch eine Kursbestätigung mit oder ohne Zertifikat zustellen möchten, finden Sie in dieser Dokumentation die wichtigsten Informationen zu dieser Funktion.

Präsenzliste führen

Sie haben die Möglichkeit, in jedem Angebot die Präsenzliste zu führen und den Teilnehmenden danach ein Zertifikat zukommen zu lassen. Wenn Sie das Zertifikat mit der Besuchsbestätigung verschicken möchten, ist das Führen der Präsenzliste zwingend notwendig.

Gehen Sie in das gewünschte Angebot und klicken Sie im Dropdown des Registerpunktes «Teilnehmer» auf «Präsenzliste». Erfassen Sie für jeden Teilnehmenden zu jedem gebuchten Termin den Status der Präsenz. Der Status kann auch via Swipefunktion erfasst werden, wenn Sie beispielsweise mit einem Tablet die Präsenzen erfassen.

Benötigen Sie einen weiteren Status oder möchten Sie einen bestehenden Status anpassen? Klicken Sie in der Präsenzliste auf «Präsenzeinstellungen» oder navigieren Sie im Appmenü über die «Einstellungen» auf die «Präsenzen» und passen Sie die Status für die Präsenzlistenführung an.

Frühere und spätere Termine können mit dem Klick auf den entsprechenden Button angezeigt werden. Ebenfalls können Sie mit einem Klick auf das Datum im Kalender einen bestimmten Termin auswählen.

Tipp: Präsenzliste mit Einlass-Scan

Verwenden Sie das Ticket, um am Eingang Ihres Angebots die Gültigkeit der Buchung zu prüfen. Mit dem Scannen vom Ticket wird auch gleich die Präsenzliste mitgeführt.

Einstellungen Besuchsbestätigungs-Mail und Zertifikat

Im Appmenü können Sie unter «Einstellungen» – «E-Mail-Einstellungen» festlegen, ob edoobox eine Besuchsbestätigungs-Mail A automatisch an Teilnehmende versenden soll.

Mit der Option «Ja, wenn x% vom Angebot besucht wurden» wird die Besuchsbestätigungs-Mail automatisch an alle Teilnehmenden versendet, welche die hinterlegte Anwesenheit in Prozenten erfüllt haben. Mit der Option «Ja, nur bei geplanten Aufgaben, bei Erreichen von x%» wird das Besuchsbestätigungs-Mail nur bei einer geplanten E-Mail-Aufgabe versendet und ebenfalls nur an die Teilnehmenden, welche die hinterlegte Anwesenheit in Prozenten erfüllt haben.

Legen Sie fest, wie viel % des Angebots B besucht sein müssen, um eine Besuchsbestätigungs-Mail zu erhalten.

Legen Sie fest, wie viel % des Angebots besucht sein müssen, um mit der Besuchsbestätigungs-Mail ein Zertifikat C als PDF zu erhalten.

Möchten Sie eine Kopie an eine zweite E-Mail-Adresse D senden? Erstellen Sie dazu ein Datenfeld, welches die Teilnehmenden bei der Buchung ausfüllen können und wählen Sie dieses hier aus.

Bei Nichterreichen der %-Angabe der Besuchsbestätigungs-Mail kann auch eine Nicht-Besuchs-Mitteilung E automatisch versendet werden.

Definieren Sie mit der «Sendeverzögerung» F, wie lange edoobox warten soll nach Angebotsende, bevor die o.g. E-Mails versendet werden. Geben Sie sich genügend Zeit, damit Sie die Präsenzliste in Ruhe nachtragen können, falls Sie es nicht bereits mit dem Einlass-Scan gemacht haben. Damit diese Einstellung funktioniert, müssen Sie in der Einstellung «Besuchsbestätigung via E-Mail», «Ja, wenn x% vom Angebot besucht wurden» anwählen.

Info: Manuelle Besuchsbestätigung

Die Besuchsbestätigungs-Mail kann auch manuell versendet werden, gehen Sie dazu in eine Teilnehmendenbuchung und wählen Sie «Besuchsbestätigung versenden». Auch hierfür ist eine geführte Präsenzliste zum entsprechenden Teilnehmenden notwendig.

Wichtiges zum Versand der Bestätigung

Die Besuchsbestätigungs-Mail wird nur versendet, sofern die Präsenzliste nachgeführt wurde und das Angebot nicht im Papierkorb liegt!

Die Besuchsbestätigungs-Mail kann auch manuell zu jedem Zeitpunkt versendet werden. Auch aus dem Archiv ist ein manueller Versand möglich.

Die Besuchsbestätigungs-Mail wird nur versendet, wenn das Angebot im Status Freigegeben oder Geschlossen ist (je nach Einstellung). Die Mindestanzahl Teilnehmende muss im Status Geschlossen erreicht worden sein, damit die Mail automatisch versendet wird. Bei einem Angebot im Status Geschlossen, bei dem die Mindestanzahl Teilnehmende nicht erreicht wurde, wird die Besuchsbestätigungs-Mail nicht versendet. Das System geht in diesem Fall davon aus, dass das Angebot nicht durchgeführt wurde, auch wenn die Präsenzliste geführt wurde. Setzen Sie den Status manuell auf Freigeben, damit Sie dem System zu erkennen geben, dass der Kurs stattgefunden hat und die Mail auch bei nicht erreichter Mindestanzahl Teilnehmende versendet werden darf.

Bei allen Teilnehmenden, die «kein Status» als Präsenzlistenstatus haben, wird nach dem Versenden der Besuchsbestätigungs-Mail eine Notiz erstellt, dass die Nicht-Besuchs-Mitteilung nicht versendet werden konnte (sofern diese in den Einstellungen aktiviert ist).

Bitte beachten: Besuchsbestätigungs-Mail wurde nicht versendet

Bitte überprüfen Sie die folgende Checkliste, um sicherzustellen, dass alle Voraussetzungen für den automatischen Versand erfüllt wurden:

Die Präsenzliste wurde korrekt und vor Ablauf der Sendeverzögerung ausgefüllt

Die Teilnehmenden haben den hinterlegten Prozentsatz der Anwesenheit erreicht
Die Mindestanzahl Teilnehmende des Angebotes wurde erreicht
Falls die Mindestanzahl nicht erreicht wurde, wurde das Angebot vorgängig manuell in den Status Freigeben gesetzt
Das Angebot befindet sich nicht im Papierkorb
In den globalen Einstellungen wurde die korrekte Auswahl für den automatischen Versand getroffen A

Berechnung der Anwesenheit

Für jeden Präsenzlistenstatus wird die Anwesenheit in Stunden berechnet. Ist bei einem Status die Bewertung nicht 100 %, so wird die Dauer des Termines mit diesem Prozentsatz multipliziert.
So kann z. B. der Status «Frühzeitig gegangen» mit der Bewertung 90 % versehen werden und die anwesende Zeit wird somit nur zu 90 % angerechnet.

Beispiel: Berechnung der Anwesenheit in Prozent

Sie haben ein Kurs mit vier Lektionen à 1 Stunde. Person A besucht alle vier Lektionen komplett, Person B besucht ebenfalls alle vier Lektionen, musste jedoch bei zwei Lektionen frühzeitig gehen. Der Status «Frühzeitig gegangen» beträgt in unserem Beispiel 90 % Anwesenheit.

Person A kommt aufgrund vollständiger Anwesenheit auf insg. 400 %. Diese 400 % werden nun durch die 4 Lektionen geteilt = 100 % Anwesenheit.

Person B kommt aufgrund des frühzeitigen Gehens auf insg. 380 %, weil bei zwei Lektionen nur 90 % gerechnet wurden, also 100 % + 100 % + 90 % + 90 % = 380 %. Diese 380 % werden nun durch die 4 Lektionen geteilt = 95 % Anwesenheit.

Person A erhält ein Zertifikat mit der Anwesenheit von 100%, Person B ein Zertifikat mit der Anwesenheit von 95%.

Die Anwesenheit kann mit den entsprechenden Platzhaltern sowohl in die Besuchsbestätigungs-Mail als auch ins Zertifikat.pdf übernommen werden.

##VisitingTimesPercent##	Totale Anwesenheit in %
##VisitingTimesHourMinute##	Totale Zeit, falls Teilnehmer immer anwesend war
##OfferTotalTime##	Alles zusammen z. B. 5 von 7 Stunden besucht
##DateNow##	Datum heute
##VisitingTimesNumber0##	Besuchte Zeit des Status „Kein Status“*
##VisitingTimesNumber1##	Besuchte Zeit des Status „Anwesend“*
##VisitingTimesNumber2##	Besuchte Zeit des Status „Frühzeitig gegangen“*

* Ausgabe in Dezimalstunden. Beispiel: Wert 1.5 = 90 Minuten besucht.

Bitte beachten: Präsenzliste aktualisieren!

Die Anwesenheit kann nur korrekt berechnet werden, wenn für alle Termine ein Präsenzlistenstatus ausgewählt wurde.