Präsenzen erfassen, Besuchsbestätigungs-Mail und Zertifikat versenden

Die Erfassung von Präsenzen nach dem Ende einer Veranstaltung hat verschiedene Vorteile. Einer dieser Vorteile ist die Möglichkeit, den Teilnehmenden eine offizielle Besuchsbestätigung per E-Mail zuzusenden, die sie als Nachweis für ihre Teilnahme nutzen können. Ebenso besteht die Option, ein personalisiertes Zertifikat in Form eines PDFs auszustellen, welches die erfolgreiche Teilnahme an der Veranstaltung bestätigt und möglicherweise wichtige Details wie die behandelten Themen und das Datum der Veranstaltung enthält.

Wenn Sie im Anschluss an ein Seminar oder einen Kurs Ihren Teilnehmenden automatisch eine Besuchsbestätigungs-Mail mit oder ohne Zertifikat zustellen möchten, finden Sie in dieser Dokumentation die wichtigsten Informationen zu dieser Funktion.

Präsenzliste führen

Sie haben die Möglichkeit, in jedem Angebot die Präsenzliste zu führen und den Teilnehmenden danach ein Zertifikat zukommen zu lassen. Wenn Sie das Besuchsbestätigungs-Mail mit dem Zertifikat verschicken möchten, ist das Führen der Präsenzliste zwingend notwendig.

Gehen Sie in das gewünschte Angebot und klicken Sie im Dropdown des Registerpunktes «Teilnehmer» auf «Präsenzliste».

Indem Sie auf «Kein Status» klicken, öffnet sich das Dropdown, in welchem Sie den gewünschten Status anwählen können. Erfassen Sie für jeden Teilnehmenden zu jedem gebuchten Termin den Status der Präsenz. Der Status kann auch via Swipefunktion A erfasst werden, wenn Sie beispielsweise mit einem Tablet die Präsenzen erfassen.

Benötigen Sie einen weiteren Status oder möchten Sie einen bestehenden Status anpassen? Klicken Sie in der Präsenzliste auf «Präsenzeinstellungen» B oder navigieren Sie in der Hauptnavigation über die «Einstellungen» auf die «Präsenzen» und passen Sie die Status für die Präsenzlistenführung an.

Präsenzliste: Anwesenheit der Teilnehmenden erfassen

Frühere und spätere Termine können mit einem Klick auf den entsprechenden Button angezeigt werden. Ebenfalls können Sie mit einem Klick auf das Datum den Kalender öffnen und so zu einem bestimmten Termin navigieren. An welchen Daten Termine eingetragen sind, wird Ihnen mit blauen Punkten im Kalender erkenntlich gemacht.

Präsenzliste: im Kalender zu Lektionen des Angebots navigieren

Tipp: Präsenzliste mit Einlass-Scan

Verwenden Sie das Ticket, um am Eingang Ihres Angebots die Gültigkeit der Buchung zu prüfen. Mit dem Scannen vom Ticket wird auch gleich die Präsenzliste mitgeführt und muss so nicht nachträglich erfasst werden.

Besuchsbestätigungs-Mail und Zertifikat

Das Besuchsbestätigungs-Mail können Sie entweder automatisch vom System verschicken lassen oder aber auch manuell verschicken. Die individuellen Einstellungen zum Versand der Besuchsbestätigungs-Mail und des Zertifikat.pdf finden Sie in den E-Mail Einstellungen.

Wichtiges zum Versand der Bestätigung

Die Besuchsbestätigungs-Mail wird nur versendet, sofern die Präsenzliste nachgeführt wurde und das Angebot nicht im Papierkorb liegt!

Die Besuchsbestätigungs-Mail wird nur versendet, wenn das Angebot im Status Freigegeben oder Geschlossen ist (je nach Einstellung). Die Mindestanzahl Teilnehmende muss im Status Geschlossen erreicht worden sein, damit die Mail automatisch versendet wird. Bei einem Angebot im Status Geschlossen, bei dem die Mindestanzahl Teilnehmende nicht erreicht wurde, wird die Besuchsbestätigungs-Mail nicht versendet. Das System geht in diesem Fall davon aus, dass das Angebot nicht durchgeführt wurde, auch wenn die Präsenzliste geführt wurde. Setzen Sie den Status manuell auf Freigeben, damit Sie dem System zu erkennen geben, dass der Kurs stattgefunden hat und die Mail auch bei nicht erreichter Mindestanzahl Teilnehmende versendet werden darf.

Bei allen Teilnehmenden, die «kein Status» als Präsenzlistenstatus haben, wird nach dem Versenden der Besuchsbestätigungs-Mail eine Notiz erstellt, dass die Nicht-Besuchs-Mitteilung nicht versendet werden konnte (sofern diese in den Einstellungen aktiviert ist).

Bitte beachten: Besuchsbestätigungs-Mail wurde nicht versendet

Bitte überprüfen Sie die folgende Checkliste, um sicherzustellen, dass alle Voraussetzungen für den automatischen Versand erfüllt wurden:

Die Präsenzliste wurde korrekt und vor Ablauf der Sendeverzögerung ausgefüllt

Die Teilnehmenden haben den hinterlegten Prozentsatz der Anwesenheit erreicht
Die Mindestanzahl Teilnehmende des Angebots wurde erreicht
Falls die Mindestanzahl nicht erreicht wurde, wurde das Angebot vorgängig manuell in den Status Freigeben gesetzt
Das Angebot befindet sich nicht im Papierkorb
In den globalen Einstellungen wurde die korrekte Auswahl für den automatischen Versand getroffen

Info: Manuelle Besuchsbestätigung

Die Besuchsbestätigungs-Mail kann auch manuell versendet werden, gehen Sie dazu in eine Teilnehmendenbuchung und wählen Sie unter «E-Mail» im Dropdown «Besuchsbestätigung versenden» an. Auch hierfür ist eine geführte Präsenzliste zum entsprechenden Teilnehmenden notwendig.