Warteliste

Die Warteliste ist eine Funktion, die Sie für jedes einzelne Angebot nach Bedarf aktivieren können. Sie kommt dann zum Einsatz, wenn ein Angebot vollständig ausgebucht ist oder der Anmeldeschluss erreicht wurde. Auf diese Weise haben potenzielle Teilnehmende, die zunächst keinen Platz im Angebot sichern konnten, die Möglichkeit, sich als Interessenten auf der Warteliste einzutragen.

Die Verwendung der Warteliste ermöglicht es Ihnen, eingetragene Personen bevorzugt zu berücksichtigen, sobald Plätze im Angebot verfügbar werden. So können Sie freigewordene Plätze effizient nachbesetzen und gewinnen gleichzeitig wertvolle Erkenntnisse über die Nachfrage und Beliebtheit Ihrer Angebote. Überdies haben Sie die Möglichkeit, den auf der Warteliste eingetragenen Personen gezielt alternative Angebote per Anfrage-Mail vorzuschlagen.

Warteliste aktivieren

Möchten Sie für ein Angebot die Warteliste aktivieren, so gehen Sie ins entsprechende Angebot und klicken auf «Einstellungen». Dort können Sie mittels Regelschieber A festlegen, ob Sie die Warteliste für das Angebot erlauben oder nicht. Die Anzahl Wartelistenplätze für ein Angebot sind nicht beschränkt.

In diesem Bild wird die Benutzeroberfläche von edoobox gezeigt und die Angebotseinstellungen sind geöffnet und es ist herausgehoben, wo die Warteliste für ein Angebot aktiviert werden kann — Angebotseinstellungen: Die Warteliste aktivieren

Bitte beachten: Anmeldetyp und Warteliste

Die Warteliste kann nur für Angebote mit Anmeldetyp Normale Anmeldung aktiviert werden. In Angeboten mit Freier Terminwahl ist das Führen einer Warteliste nicht möglich.

Warteliste im Status Geschlossen

Ist die Warteliste in einem Angebot aktiv, so sind Buchungen in die Warteliste erst möglich, sobald sich das Angebot im Status Geschlossen befindet. In den vorangehenden Status (z.B. Veröffentlicht) ist ein Wartelisteneintrag nicht möglich.

Warteliste im Status Abgesagt

Wenn Sie ein Angebot nicht durchführen und den Status auf Abgesagt setzen, werden alle gebuchten Teilnehmenden in die Warteliste verschoben. Bitte beachten Sie, dass bei Sammelbuchungen nur der Hauptteilnehmende in der Warteliste angezeigt wird und Sammelteilnehmende nicht einzeln aufgelistet werden. Sie bleiben in der Buchung des Hauptteilnehmenden verfügbar. Die Verschiebung der gebuchten Teilnehmenden in die Warteliste bei Absage des Angebots geschieht unabhängig davon, ob die Warteliste im betreffenden Angebot aktiv ist oder nicht.

Warteliste bei MustPay

Bei aktiver MustPay-Funktion kann die Warteliste nicht aktiviert werden. Dennoch ist die Warteliste bei MustPay relevant, denn MustPay-Buchungen werden immer zuerst in die Warteliste eingetragen. Nach erfolgreicher Zahlung des Teilnehmenden wird die Buchung automatisch der Teilnehmendenliste hinzugefügt, sofern zu diesem Zeitpunkt noch Plätze im Angebot frei sind.

Wartelistenübersicht im Angebot

Jedes Ihrer Angebote verfügt über eine eigene Wartelistenübersicht. Um Zugriff auf die Warteliste eines bestimmten Angebots zu erhalten, klicken Sie im Angebotsdashboard auf das Register «Teilnehmer» und wählen anschliessend im Dropdown-Menü die Option «Warteliste» aus. Hier erhalten Sie eine detaillierte Übersicht mit verschiedenen Spalten, die Ihnen Informationen zu den auf der Warteliste eingetragenen Personen bietet. Nebst dem Namen der Person, deren Teilnehmendensaldo und Eintragungszeitpunkt gibt es die Spalte «Status». Der Status einer Wartelistenbuchung weist aus, ob es sich um einen standardmässigen Wartelistenplatz handelt, ob der MustPay-Automatismus aktiv ist oder ob es sich um eine definitive Buchung in die Teilnehmendenliste handelt.

Info: Anzahl Einträge in der Warteliste

Falls die angezeigte Anzahl der Wartelisteneinträge nicht mit den tatsächlichen Wartelisteneinträgen übereinstimmt, liegt es daran, dass Personen sich mehrmals in die Warteliste eingetragen haben oder sich eine Sammelbuchung in der Warteliste befindet (aufgrund Absage des Angebots).

Das Bild zeigt das Wartelisten-Feature von edoobox, dem Online-Buchungssystem. Zu sehen ist eine Liste mit Personen, die für einen Excel-Kurs in die Warteliste eingetragen sind, mit ihren Namen, dem Saldo, dem Datum der Registrierung und ihrem Status, entweder als Warteliste oder MustPay gekennzeichnet. — Warteliste im Angebot: Den Status pro Buchung einsehen

Bedeutung vom Status «Warteliste»:

Wartelistenbuchung in ein Angebot, in dem zum Buchungszeitpunkt keine Plätze mehr verfügbar waren.
Wartelistenbuchung in ein Angebot, dessen Anmeldeschluss abgelaufen ist.
Wartelistenbuchung in ein Angebot, dessen Status zuvor manuell auf Geschlossen gesetzt wurde.
Manuelle Backend-Buchung in die Warteliste durch einen Admin.
Teilnehmende wurden nach der Absage des Angebots in die Warteliste verschoben.
Teilnehmende aus der Warteliste eines Ersatzangebots.
MustPay-Automatismus wurde abgebrochen, da der Countdown abgelaufen ist.

Bedeutung vom Status «MustPay»:

MustPay-Automatismus läuft aktuell, da der Countdown noch nicht abgelaufen ist.
MustPay-Automatismus läuft aktuell, da kein Countdown aktiv ist.
Dieser Status ist nur sichtbar, wenn im Angebot die Mustpay-Funktion aktiv ist.

Bedeutung vom Status «Buchung»:

Teilnehmende aus der definitiven Teilnehmendenliste des aktuellen Angebots.
Teilnehmende aus der definitiven Teilnehmerliste eines Ersatzangebots.
Dieser Status ist nur sichtbar, wenn in der Warteliste auch die Anzeige definitiver Buchungen aktiv ist.

Funktionen in der Warteliste

Für die Verwaltung der Warteliste stehen Ihnen einige Funktionen zur Verfügung, unter anderem, um Teilnehmende per Knopfdruck für die definitive Teilnahme am Angebot zu bestätigen oder für einen definitiven Buchungsabschluss anzufragen.

Anfragen

Möchten Sie Teilnehmende auf der Warteliste nicht ungefragt dem Angebot hinzufügen und stattdessen dazu einladen, die Buchung abzuschliessen, dann verwenden Sie den Button «Anfragen». Die markierten Teilnehmenden erhalten eine E-Mail (Warteliste Anfrage Mail) mit dem Link zur angefangenen Anmeldung. Die Teilnehmenden können nun mit zwei Klicks die Buchung abschliessen.

Anfrage senden für Ersatzangebot – Warteliste eines anderen Angebots verwenden

Möchten Sie den Teilnehmenden auf der Warteliste ein Ersatzangebot anbieten, dann gestaltet sich der Ablauf wie folgt:

Erstellen Sie ein Ersatzangebot und veröffentlichen Sie dieses.
Rufen Sie die leere Warteliste des Ersatzangebots auf.
Schreiben Sie ins Feld «Warteliste aus folgenden Angeboten» das Angebot, dessen Warteliste benutzt werden soll. Sie können auch mehrere Angebote mit deren Wartelisten hier angeben.
In der nun erscheinenden Tabelle markieren Sie die Teilnehmenden, denen Sie eine Anfrage für das Ersatzangebot zusenden wollen.
Klicken Sie auf «Anfragen», um die Anfragemails an die markierten Teilnehmenden zu versenden.

Bitte beachten: Anmeldetyp des Ersatzangebots

Die Anfrage für ein Ersatzangebot funktioniert nur, wenn auch beim Ersatzangebot der Anmeldetyp Normale Anmeldung aktiviert ist.

E-Mail

Möchten Sie den Teilnehmenden auf der Warteliste Informationen per E-Mail zukommen lassen, dann verwenden Sie dafür den Button «E-Mail».

Bestätigen

Werden im Angebot Plätze frei (durch eine Buchungsannullierung oder durch die Erhöhung der maximalen Teilnehmendenanzahl), können mit dem Button «Bestätigen» markierte Teilnehmende direkt dem Angebot hinzugefügt werden. Bitte beachten Sie, dass dadurch keine automatische Buchungsbestätigung versendet wird. Diese können Sie als Admin bei Bedarf manuell versenden.

Bitte beachten: Nachträgliches verschieben auf Warteliste

Es ist nicht möglich, nachträglich einen Teilnehmenden von der definitiven Liste auf die Warteliste zu verschieben.

Hinzufügen

Möchten Sie Teilnehmende direkt via manueller Backend-Buchung in die Warteliste einbuchen, dann klicken Sie auf «Hinzufügen».

Normale Buchungen anzeigen

Wenn Sie diese Option aktivieren, erhalten Sie in der Warteliste eine kombinierte Ansicht, die sowohl die Wartelistenbuchungen als auch alle definitiv eingebuchten Teilnehmenden des aktuellen Angebots umfasst. Die Teilnehmenden mit einer definitiven Buchung erkennen Sie in der Spalte «Status» am Eintrag «Buchung».

Diese Funktion ist vielseitig einsetzbar. Zum einen bietet sie Ihnen eine vollständige Übersicht über alle Wartelisten- und definitiven Buchungen innerhalb eines Angebots. Zum anderen haben Sie die Möglichkeit, durch Eingabe anderer Angebote im Feld «Warteliste aus folgenden Angeboten», die definitiven Teilnehmenden aus diesen Angeboten in das aktuelle Angebot zu übertragen.

Auf diese Weise können Sie die gesamte Bandbreite der Wartelistenfunktionen nicht nur für die Wartelistenbuchungen aller Ihrer Angebote, sondern auch für alle definitiven Buchungen nutzen.

Wartelistenbuchung annullieren

Um eine Wartelistenbuchung zu annullieren, wählen Sie bitte den entsprechenden Teilnehmenden aus, bei dem Sie die Stornierung vornehmen möchten. Nachdem Sie das Teilnehmendendashboard geöffnet haben, finden Sie dort eine Übersicht aller Buchungen der betreffenden Person, einschliesslich der betroffenen Wartelistenbuchung. Klicken Sie auf die entsprechende Buchung, um das Buchungsdashboard zu öffnen. Innerhalb dieses Dashboards haben Sie die Möglichkeit, die Wartelistenbuchung mithilfe des «Stornieren» B Buttons zu stornieren.

In diesem Bild wird die Benutzeroberfläche von edoobox gezeigt und das Buchungsdashboard ist geöffnet. Es wird hervorgehoben, welcher Button zur Stornierung der Buchung führt — Buchungsdashboard: Eine Wartelistenbuchung stornieren

Ein Angebot ohne definitive Anmeldung erstellen

Möchten Sie ein Angebot erstellen, in dem sich Teilnehmende ausschliesslich auf die Warteliste eintragen können? Dann empfehlen wir folgenden Ablauf:

Angebot erstellen, evtl. mit Beschreibung, dass es sich bei der Anmeldung um eine Interessenbekundung handelt.
Start-, End- und Anmeldeschluss-Daten eintragen.
Bei «Maximale Teilnehmer» eine gewünschte Anzahl eintragen. Die Anzahl kann frei gewählt werden (mind. 1) und hat keinen Einfluss auf die Anzahl Wartelistenbuchungen, die für das Angebot gemacht werden können.
Warteliste erlauben.
Status ändern auf Veröffentlichen und gleich darauf auf Schliessen. Das Angebot erscheint nun per Warteliste buchbar.

Tipp: Anfrageliste

Eine andere Option, ein Angebot ohne definitive Anmeldung auszuschreiben, haben Sie mit den Anfragelisten. Durch die Funktion «Anfrageliste» kann im Buchungsprozess statt dem Anmelde- bzw. Wartelistenbutton ein Anfragebutton integriert werden, über welchen Ihre Kundschaft unter anderem ihr Interesse bekunden können.