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E-Mail Systemvorlagen und Platzhalter in edoobox

In edoobox gibt es viele vorbereitete E-Mail-Vorlagen. Basierend auf diesen Vorlagen werden E-Mails generiert, sobald ein bestimmtes Ereignis eintrifft (z.B. wenn eine Buchung abgeschlossen oder die min./max. Teilnehmendenzahl erreicht wurde etc.).
Die E-Mail-Vorlagen sind im «System» unter dem Menu Punkt «Einstellungen» im Bereich «E-Mail» zu finden. Öffnen Sie alle standardmässig verfügbaren E-Mail-Vorlagen unter dem Reiter «Systemvorlagen».

E-Mail-Vorlagen können ab dem Limited2-Abonnement selbstständig und individuell angepasst werden. Der Text kann beliebig bearbeitet werden und mittels der vorgegebenen Platzhalter können Sie den Dateninhalt Ihrer E-Mail-Vorlagen selbstständig anpassen. Für jede aktivierte Sprache kann eine eigene E-Mail-Vorlage erstellt werden.

Zusammenstellung aller E-Mail-Vorlagen

In den unten stehenden Tabelle finden Sie eine Zusammenstellung aller E-Mail-Vorlagen. Sie zeigt auf, welchen Zweck die jeweilige Vorlage hat, an wen sie versendet wird, ob die E-Mail automatisch oder manuell versendet wird. Zusätzlich wird beschrieben, welche Platzhaltergruppen pro E-Mail-Vorlage verfügbar sind.

In der folgenden Anleitung finden Sie eine Zusammenstellung aller E-Mail-Vorlagen.

Bezeichnung

Platzhaltergruppen

Info Meldung

Vorlagen, Angebot, Organisation

Warteliste Anfrage Mail

Vorlagen, Teilnehmer, Angebot, Organisation

Warteliste Bestätigungs Mail

Vorlagen, Teilnehmer, Angebot, Organisation

Bestätigungs Mail

Vorlagen, Teilnehmer, Angebot, Organisation

Anhang: Booking.pdf (Anmeldung)

Vorlagen, Teilnehmer, Angebot, Organisation

Anhang: Booking.pdf (Warteliste)

Vorlagen, Teilnehmer, Angebot, Organisation

Anhang: Ticket.pdf

Vorlagen, Teilnehmer, Angebot, Organisation

Freigabe Mail

Vorlagen, Teilnehmer, Angebot, Organisation

Absage Mail

Vorlagen, Teilnehmer, Angebot, Organisation

Erinnerungs Mail

Vorlagen, Teilnehmer, Angebot, Organisation

Teilnehmer-Abmeldung

Vorlagen, Teilnehmer, Angebot, Organisation

Rechnung Mail

Vorlagen, Teilnehmer, Organisation

Anhang: Rechnung.pdf

Vorlagen, Teilnehmer, Organisation

Anhang: Stornorechnung.pdf

Vorlagen, Teilnehmer, Organisation

Zahlungserinnerung Mail

Vorlagen, Teilnehmer, Organisation

MustPay Anmeldung abschliessen

Vorlagen, Teilnehmer, Angebot, Organisation

Zahlungsbestätigung

Vorlagen, Teilnehmer, Organisation

Besuchsbestätigungs Mail

Vorlagen, Teilnehmer, Angebot, Organisation

Anhang: Zertifikat.pdf

Vorlagen, Teilnehmer, Angebot, Organisation

Nicht Besuchs Mitteilungs Mail

Vorlagen, Teilnehmer, Angebot, Organisation

Gutscheinverkauf

Vorlagen, Teilnehmer, Organisation

Anmeldung Info

Vorlagen, Teilnehmer, Angebot, Organisation

Passwort vergessen

Vorlagen, Organisation

Platzhaltergruppen

Um Platzhalter in die E-Mail-Vorlagen einzufügen, verwenden Sie unbedingt das Listenmenü «Platzhalter einfügen». Die Platzhalter sind in Gruppen zusammengefasst.

E-Mail-Vorlagen V2: Listenmenü für das Einfügen der verfügbaren Platzhalter

Bitte beachten: Verfügbarkeit von Platzhaltern

Nicht in allen E-Mail-Vorlagen sind die gleichen Platzhalter verfügbar!

Teilnehmer

##Title1##

Frau: Sehr geehrte Frau

Herr: Sehr geehrter Herr

Neutrale Anrede: Guten Tag

##Title2##

Frau: Guten Tag Frau

Herr: Guten Tag Herr

Neutrale Anrede: Guten Tag

##UserSalutation##

Frau/Herr/Neutrale Anrede

##UserLastname##

Nachname

##UserFirstname##

Vorname

##UserStreet##

Strasse

##UserZipcode##

Postleitzahl

##UserTown##

Stadt

##UserCountry##

Land

##UserPhone##

Telefonnummer

##UserEmail##

E-Mail-Adresse

##UserLanguage##

Sprache

##UserCompany##

Firma

##UserXXXXXXX##

Ihre eigenen Teilnehmer Datenfelder

Beispiel: Eigene Datenfelder

Ein eigenes Datenfeld, das von Ihnen erstellt und benannt wurde, kann ebenfalls in den E-Mail-Vorlagen verwendet werden.

Datenfeld ohne Sonder- und Leerzeichen:

Ein Datenfeld mit dem Namen «Mitgliedernummer» wird somit über den Platzhalter ##UserMitgliedernummer## ausgegeben.

Datenfeld mit Sonder- und Leerzeichen:

Da Sonder- und Leerzeichen aus den Platzhaltern entfernt werden, wird ein Datenfeld mit dem Namen «ältere Nummer» somit über den Platzhalter ##UserltereNummer## ausgegeben.

Tipp: Neutrale Anrede

Wenn Sie im Teilnehmerformular die Anrede abfragen, empfehlen wir Ihnen die Platzhalter ##Title1## oder ##Title2## + ##UserFirstname## ##UserLastname## in den E-Mail-Vorlagen zu verwenden. So können Sie sicherstellen, dass auch Kunden mit neutraler Anrede korrekt angesprochen werden.

Buchung

##OfferName##

Angebotsname

##OfferNumber##

Angebotsnummer

##OfferURL##

Angebotslink

##MinimumMember##

Min. Teilnehmer

##MaximumMember##

Max. Teilnehmer

##RegisteredMember##

Anzahl Teilnehmer

##OfferStartDate##

Startdatum*

##OfferStartTime##

Startzeit*

##OfferEndDate##

Enddatum*

##OfferEndTime##

Endzeit*

##OfferStartendDate##

Start- und Endzeit

##Deadline##

Anmeldeschluss

##OfferType##

Angebotstyp

##OfferTypes##

Angebotstypen (Mehrzahl)

##OfferStatus##

Angebotsstatus

##Room_first_module##

Raum*

##Location_first_module##

Ort*

##Teacher_first_module##

Leiter*

##OfferConfirmationText1##

Zusatz Angaben 1

##OfferConfirmationText2##

Zusatz Angaben 2

##OfferConfirmationText3##

Zusatz Angaben 3

##OfferURLTagFilter##

URL anhand von Tag**

##WeekNumber##

Wochennummer vom Startdatum
(bei freier Terminwahl wird die Wochennummer des ersten gebuchten Termins ausgegeben)

##Tag[TAGNAME]##

Wert des Tags
TAGNAME entspricht dem Namen vom Tag (z.B Sprache) es wird der Wert vom Tag (z.B. DE) ausgegeben. Ist der Tag im Angebot mehrmals enthalten, werden die Werte kommagetrennt ausgegeben (z.B. DE, EN)

##BookingAmountNegative##

Buchungstotal Negativ

##BookingAmountPositive##

Buchungstotal Positiv

Bitte beachten: Platzhalter bei Terminen

* Bei «Normale Anmeldung» wird der Wert des ersten/letzten* Termins ausgegeben,
bei «Freie Terminwahl» des ersten/letzten* gebuchten Termins.

Bitte beachten: URL Platzhalter

** Wird dieser Platzhalter verwendet, wird eine URL auf das Root-Verzeichnis mit dem GET edtag und den Tags, welche in diesem Angebot enthalten sind, erstellt. Sind mehrere Tags enthalten, so werden auch mehrere hinzugefügt.

Organisation (Anbieter)

##CompanyName##

Firmenname

##Shortcuts##

Kürzel

##Street##

Strasse

##ZipCode##

Postleitzahl

##ZipCity##

Stadt

##CompanyCountry##

Land

##Phone##

Telefonnummer

##WebsiteURL##

Website

##Femail##

Firmen E-Mail

Vorlagen spezifische Platzhalter

Nachfolgend werden einige Vorlagen spezifische Platzhalter aufgelistet, die nur in dieser einen Vorlage verfügbar sind.

Info Meldung

##MinimumMaximum##

Min./Max. Teilnehmer

Warteliste Anfrage Mail

##WaitinglistOfferName##

Angebotsname

##BookingURL##

Link zum Anmelde-Formular

Warteliste Bestätigungs Mail

##TitleName##

Frau/Herr/Neutrale Anrede Nachname

##UserAccess##

Login Daten (E-Mail und Passwort)

##LoginURL##

iFrame Link für das Login

Bestätigungs Mail

##TitleName##

Frau/Herr/Neutrale Anrede Nachname

##UserAccess##

Login Daten (E-Mail und Passwort)

##LoginURL##

iFrame Link für das Login

##UserAccessURL##

Link zur Login Seite

##UserAnnulmentURL##

Link für die direkte Annullierung der Buchung

##OfferAllBookedModules##

Gebuchte Lektionen/Module aufgelistet mit Uhrzeit

##OfferAllBookedModulesDate##

Gebuchte Lektionen/Module aufgelistet mit Uhrzeit und Datum

##OfferAllBookedModulesTable##

Gebuchte Lektionen/Module in einer Tabelle aufgelistet. Spalten: Uhrzeit, Beschreibung und Leiter (Verwendung bei der Lektionen-Buchung)

##OfferAllBookedModulesTableTitle##

Gebuchte Lektionen/Module in einer Tabelle aufgelistet. Spalten: Datum, Uhrzeit, Beschreibung und Leiter

##OfferAllBookedModulesTableTitle2##

Gebuchte Lektionen/Module in einer Tabelle aufgelistet. Spalten: Beschreibung, Datum, Uhrzeit

##OfferConfirmationTextMultiOffers1##

Zusatz-Text-Block 1 der Unterangebote bei Multiangeboten

##OfferConfirmationTextMultiOffers2##

Zusatz-Text-Block 2 der Unterangebote bei Multiangeboten

##OfferConfirmationTextMultiOffers3##

Zusatz-Text-Block 3 der Unterangebote bei Multiangeboten

##BookingAmountNegative##

Buchungstotal Negativ

##BookingAmountPositive##

Buchungstotal Positiv

Tipp: PDFs mitsenden

Um eigene PDFs mitsenden zu können, haben Sie die Möglichkeit diese direkt in die Mail mittels eines Links (Dropbox oder ähnliches) den Teilnehmenden zur Verfügung zu stellen. Die angebotsspezifische Variante wäre, das PDF als Bild oder Link in den Zusatz-Text-Block hinzuzufügen.

Anhang: Booking.pdf

##OfferAllBookedModules##

Gebuchte Lektionen/Module aufgelistet mit Uhrzeit

##OfferAllBookedModulesDate##

Gebuchte Lektionen/Module aufgelistet mit Uhrzeit und Datum

##OfferAllBookedModulesTable##

Gebuchte Lektionen/Module in einer Tabelle aufgelistet. Spalten: Uhrzeit, Beschreibung und Leiter

##OfferAllBookedModulesTableTitle##

Gebuchte Lektionen/Module in einer Tabelle aufgelistet. Spalten: Datum, Uhrzeit, Beschreibung und Leiter

##BookingTime##

Buchungszeit

##Booking_part_Please_do_not_change##

Buchungstabelle

##Booking_part_no_prizes_Please_do_not_change##

Buchungstabelle ohne Preis

##Booking_part_Gender_Please_do_not_change##

Buchungstabelle ohne Anrede

##DateNow##

Datum heute

Hinweis: Da das Booking.pdf bei jedem Öffnen im Backend und bei jedem Versand aktualisiert wird, passt sich dieser Platzhalter stets an das aktuelle Datum an.

Falls alternative Rechnungsadresse hinterlegt (via Widget Rechnungsadresse):

 

ohne abweichende RG Adresse

mit abweichende RG Adresse

##InvoiceAddressVAT##

kein Wert

MwSt. Nr.

##InvoiceAddressCompany##

Firma

Firma

##InvoiceAddressName##

Vorname Name

Vorname Name

##InvoiceAddressStreet##

Strasse

Strasse

##InvoiceAddressCity##

PLZ und Ort

PLZ und Ort

##InvoiceAddressEmail##

E-Mail-Adresse

E-Mail-Adresse

Tipp: Mitgesendet PDF-Datei-Namen und und Termin ICS-Datei-Namen umbenennen

Alle PDF und ICS Dateien welche vom System generiert werden, können in der Vorlage selbständig pro Sprache definiert werden. Der Name wird auf der Abschluss Seite als Button Text übernommen.

Anhang: Ticket.pdf

##TicketCode##

Code des Tickets

##TicketNumber##

Ticket Nummer Anfang (1 von 2)

##TicketNumberTotal##

Ticket Nummer Ende (1 von 2)

##TicketPriceCategory##

Preiskategorie

##TicketDataMatrix*120px*P##

Strich-/QR-Code (div. Grössen)

##TicketDataMatrix*80px*P##

Strich-/QR-Code (div. Grössen)

##TicketDataMatrix*100px*L##

Strich-/QR-Code (div. Grössen)

##TicketDataMatrix*50px*L##

Strich-/QR-Code (div. Grössen)

Freigabe Mail & Absage Mail

Beim Freigabe Mail und Absage Mail können alle Platzhalter der folgenden Kategorien verwendet werden: Teilnehmer, Buchung, Angebot und Organisation.

Erinnerungs Mail

##Title##

Herr/Frau/Neutrale Anrede Nachname

##OfferAllBookedModules##

Gebuchte Lektionen/Module aufgelistet mit Uhrzeit

##OfferAllBookedModulesTable##

Gebuchte Lektionen/Module in einer Tabelle aufgelistet. Spalten: Uhrzeit, Beschreibung und Leiter

##UserAnnulmentURL##

Link für die direkte Annullierung der Buchung

##UserAccess##

Login Daten (E-Mail und Passwort)

##BookingAmountNegative##

Buchungstotal Negativ

##BookingAmountPositive##

Buchungstotal Positiv

Teilnehmer-Abmeldung

##UnsubscribeReason##

Grund der Abmeldung

##UnsubscribeStatus##

Status der Abmeldung

Rechnung Mail

##TransactionsList##

Auflistung der Transaktionen

##InvoicePayURL##

Link zur Payment Seite

##InvoiceNumber##

Rechnungsnummer

Tipp: manuelle Transaktionen online bezahlen

Integrieren Sie den Platzhalter ##InvoicePayURL## in Ihrer Rechnungs Mail oder dem Rechnungs.pdf, damit auch Rechnungen, welche aus einer manuellen Transaktion erstellt wurden, online bezahlt werden können.

falls alternative Rechnungsadresse hinterlegt (via Widget Rechnungsadresse):

 

ohne abweichende RG Adresse

mit abweichende RG Adresse

##InvoiceAddressVAT##

kein Wert

MwSt. Nr.

##InvoiceAddressCompany##

Firma

Firma

##InvoiceAddressName##

Vorname Name

Vorname Name

##InvoiceAddressStreet##

Strasse

Strasse

##InvoiceAddressCity##

PLZ und Ort

PLZ und Ort

##InvoiceAddressEmail##

E-Mail-Adresse

E-Mail-Adresse

Je nach Einstellung der abweichenden Rechnungsadresse ist es notwendig, eine Kombination aus ##User**## Platzhaltern vom Teilnehmer und solchen von ##InvoiceAddress***## zu kombinieren. Damit der Empfänger der Mail eine Chance bekommt, sich angesprochen zu fühlen. 

Anhang: Rechnung.pdf

##InvoiceListing##

Auflistung der Rechnungspositionen

##InvoiceListingPricecategory##

Auflistung der Rechnungspositionen mit Preiskategorien

##InvoiceListingUser## 

Auflistung der Rechnungspositionen – Zusätzlich werden alle Teilnehmer unterhalb vom gebuchten Angebot aufgelistet.

##InvoicePricecategoryDetail##

Auflistung der Rechnungspositionen – Zusätzlich werden alle Teilnehmer unterhalb vom gebuchten Angebot aufgelistet und bei Sammelbuchungen noch zusätzlich die gewählten Preiskategorien

##InvoiceNumber##

Rechnungsnummer

##InvoiceDate##

Rechnungsdatum

##InvoiceBeneficiary##

Begünstigter

##InvoiceIBAN##

IBAN

##InvoiceBIC##

BIC

##InvoicePayURL##

Link zur Payment Seite

##DateNow##

Datum heute

##InvoicePayableDate##

Datum, bis wann gezahlt werden muss

##InvoicePayableDays##

Verbleibende Tage bis gezahlt werden muss

Falls alternative Rechnungsadresse hinterlegt (via Widget Rechnungsadresse):

 

ohne abweichende RG Adresse

mit abweichende RG Adresse

##InvoiceAddressVAT##

kein Wert

MwSt. Nr.

##InvoiceAddressCompany##

Firma

Firma

##InvoiceAddressName##

Vorname Name

Vorname Name

##InvoiceAddressStreet##

Strasse

Strasse

##InvoiceAddressCity##

PLZ und Ort

PLZ und Ort

##InvoiceAddressEmail##

E-Mail-Adresse

E-Mail-Adresse

Zahlungserinnerung Mail

##AccountUserBalance##

Kontosaldo des Teilnehmers

##AccountNameLastNegativeTransaction##

Letzte Belastung

##AccountUserURL##

Link zum Bezahlen

MustPay Anmeldung abschliessen

##MustPayAmount##

Offener Betrag

##AccountPaymentURL##

Link zum online bezahlen

Zahlungsbestätigung

##TransactionsList##

Auflistung der Transaktionen

##TransactionsPaymentSystem##

Zahlungsart

##TransactionsTotal##

Zahlungstotal

Besuchsbestätigungs Mail / Anhang: Zertifikat.pdf / Nicht Besuchs Mitteilungs Mail

##VisitingTimesPercent##

Totale Anwesenheit in %

##VisitingTimesHourMinute##

Totale Zeit, falls Teilnehmer immer anwesend war

##OfferTotalTime##

Alles zusammen z.B. 5 von 7 Stunden besucht

##DateNow##

Datum heute

##VisitingTimesNumber0##

Besuchte Zeit des Status „Kein Status“*

##VisitingTimesNumber1##

Besuchte Zeit des Status „Anwesend“*

##VisitingTimesNumber2##

Besuchte Zeit des Status „Frühzeitig gegangen“*

##VisitingTimesNumber3##

Besuchte Zeit des Status „Entschuldigt“*

##VisitingTimesNumber4##

Besuchte Zeit des Status „Unentschuldigt“*

##VisitingTimesNumber5##

Besuchte Zeit des Status „Help Text 2“*

##VisitingTimesNumber6##

Besuchte Zeit des Status „Help Text 3“*

##VisitingTimesNumber7##

Besuchte Zeit des Status „Help Text 4“*

Beispiel: Ausgabe Besuchszeiten

* Ausgabe in Dezimalstunden. Beispiel: Wert 1.5 = 90 Minuten besucht.

Gutscheinverkauf

##PromoCode##

Gutschein Code

##PromoExpiry##

Ablaufdatum

##PromoName##

Typ Bezeichnung

##PromoValue##

Wert

Anmeldung Info

##UserName##

Vorname Nachname

Passwort vergessen

##Title##

Herr/Frau/Neutrale Anrede

##Mail##

E-Mail

##URLPasswordChange###

Link zur Passwortänderung

Anfrage-Liste Mail

Die Möglichen Einstellungen der Anfrageliste werden in der Dokumentation erläutert..

##OfferlistFeedbackURL##

URL um den Anfrage anzunehmen oder abzulehnen

##OfferlistValidityDate##

Bis wann ist die Anfrage-Liste Buchung gültig

Anhang: Booking.pdf (Anfrage Liste)

##Booking_part_Please_do_not_change##

Buchungstabelle

Anfrage-Liste Erinnerung Mail

##OfferlistFeedbackURL##

URL um den Anfrage anzunehmen oder abzulehnen

##OfferlistValidityDate##

Bis wann ist die Anfrage-Liste Buchung gültig

Manuelles Mail (Nachricht schreiben)

Werden manuelle Mails erstellt, sind folgende Platzhalter einsetzbar, alle anderen sind nicht verfügbar:

##Title1##

Sehr geehrte/r Frau/Herr/Neutrale Anrede Nachname

##Title2##

Sehr geehrte/r Frau/Herr/Neutrale Anrede Vorname Nachname

##Title3##

Guten Tag Herr/Frau/Neutrale Anrede Nachname

##Title4##

Guten Tag Herr/Frau/Neutrale Anrede Vorname Nachname

##FirstName##

Vorname

##LastName##

Nachname

##Email##

E-Mail-Adresse

 

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Stichwörter für diese Anleitung

Mail ¦ E-Mail ¦ Einstellungen ¦ Platzhalter ¦ Vorlagen ¦ Aufgabe erstellen

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