Zahlungserinnerung & Mahngebühren

Mahnungswesen

Diese Anleitung ergänzt die bestehende Dokumentation zu Stornierung & Widerruf. Sie beschreibt ausschliesslich das Mahnungswesen: Zahlungserinnerungen, Mahnungen, Mahngebühren und die automatische Stornierung bei weiterhin offenen Zahlungen.

Überblick

Mit dem Mahnungswesen kann festgelegt werden, wie edoobox Kundinnen und Kunden automatisch auf offene Zahlungen aufmerksam macht.

Es können mehrere Mahnstufen definiert werden, zum Beispiel:

Das Mahnungswesen ist standardmässig inaktiv und muss bewusst aktiviert werden.

Wo finde ich das Mahnungswesen?

Das Mahnungswesen befindet sich in den globalen Einstellungen im Bereich:

Einstellungen → Stornierung & Widerruf → Mahnungswesen

Dort gibt es zwei getrennte Regelbereiche:

Die Trennung ist wichtig, weil die Frist unterschiedlich berechnet wird.

Fristberechnung

Beispiel:

Wenn eine Rechnung seit 21 Tagen offen ist, kann automatisch die erste Mahnung ausgelöst werden, sofern eine entsprechende Regel aktiv ist.

Standard-Mustervorlage

edoobox erstellt eine Mustervorlage mit sechs Stufen pro Bereich.

Die Beträge werden in der Währung der Buchung oder Rechnung verwendet.

Mahnregeln bearbeiten

Pro Bereich können bis zu 10 Regeln erfasst werden.

Eine Regel enthält:

Inaktive Regeln bleiben gespeichert, werden aber nicht ausgeführt.

Regel nach Stornierung

Nach einer Regel vom Typ Stornierung können keine weiteren Regeln mehr erstellt oder ausgeführt werden.

Die Stornierung beendet die Mahnkette.

Beispiel:

Nach Stufe 6 ist keine Stufe 7 mehr möglich.

Zahlungserinnerung

Eine Zahlungserinnerung ist eine freundliche Erinnerung an eine offene Zahlung.

Sie kann per E-Mail verschickt werden und enthält typischerweise:

• offene Summe

• Zahlungslink

• betroffene Buchung

• Rechnungsnummer, falls vorhanden

• Hinweis auf die fällige Zahlung

Wenn eine Rechnung vorhanden ist, wird diese bei der Zahlungserinnerung automatisch mitgesendet.

Mahnung

Eine Mahnung ist verbindlicher als eine Zahlungserinnerung. Sie kann optional eine Mahngebühr enthalten.

Wenn eine Mahngebühr definiert ist, wird sie automatisch zur offenen Forderung hinzugefügt.

Wenn die Zahlung später eingeht, wird die Mahngebühr zusammen mit der offenen Zahlung beglichen.

Mahnung per Post

Eine Mahnung kann auch als Post Brief versendet werden.

Dabei wird ein PDF-Brief erstellt. Der Brief enthält:

• Deckblatt für den Postversand

• korrekte Teilnehmeradresse im Adressfenster

• offene Forderung

• Mahnstufe

• Zahlungslink

• weitere Zahlungsinformationen

Wenn eine Rechnung vorhanden ist, wird sie hinter das Deckblatt in denselben Brief eingefügt.

Automatische Stornierung

Wenn eine Zahlung trotz Erinnerungen und Mahnungen offen bleibt, kann als letzte Stufe eine automatische Stornierung ausgeführt werden.

Dabei erstellt edoobox keine neue Mahnungsnachricht mehr. Stattdessen wird die Buchung gemäss der aktiven Stornierungsregel des Kontos storniert.

Wichtig:

• Die bestehende Stornierungslogik wird verwendet.

• Ein gültiges Widerrufsrecht oder aktive Stornierungsbedingungen werden weiterhin berücksichtigt.

• Falls eine automatische Verarbeitung nicht möglich ist, muss ein Admin eingreifen.

Die Details zur Stornierungslogik sind in der separaten Anleitung Stornierung & Widerruf beschrieben.

Mehrere Buchungen auf einer Rechnung

Wenn eine Rechnung mehrere Buchungen enthält, wird der Mahnungseintrag mit allen betroffenen Buchungen verknüpft.

Beispiel:

Eine Rechnung enthält 5 Buchungen. Wird diese Rechnung gemahnt, entsteht ein Mahnungseintrag mit allen 5 Buchungen.

Die erste Buchung wird als führende Buchung markiert. Dadurch bleibt der Mahnverlauf eindeutig nachvollziehbar.

Mahngebühren und spätere Stornierung

Wenn bereits offene Mahngebühren bestehen und die Buchung später storniert wird, werden diese Gebühren bei einer automatischen Rückerstattung berücksichtigt.

Die Reihenfolge ist:

1. Offene Mahngebühren werden zuerst mit dem rückerstattbaren Betrag verrechnet.

2. Danach wird eine allfällige Stornogebühr verrechnet.

3. Nur der verbleibende Betrag wird zurückerstattet.

Beispiel:

Die Mahngebühr wird dadurch nicht als normale Zahlung markiert, sondern als mit der Rückerstattung verrechnet. So bleibt nachvollziehbar, warum sie nicht mehr offen ist.

Vorlagen und Platzhalter

Für das Mahnungswesen stehen Systemvorlagen zur Verfügung:

Mögliche Platzhalter:

Empfohlene Einrichtung

1. Mahnungswesen öffnen.

2. Prüfen, ob die Standardregeln passen.

3. Regeln für Mit Rechnung anpassen.

4. Regeln für Ohne Rechnung anpassen.

5. Namen in allen aktiven Kontosprachen erfassen.

6. Mahngebühren und Versandarten prüfen.

7. E-Mail- und PDF-Vorlagen kontrollieren.

8. Mahnungswesen aktivieren.

9. Testlauf durchführen.

10. Erste echte Mahnläufe kontrollieren.

Wichtige Hinweise

• Das Mahnungswesen ist standardmässig inaktiv.

• Pro Bereich sind maximal 10 Regeln möglich.

• Nach einer Stornierungsregel sind keine weiteren Regeln erlaubt.

• Rechnungen werden bei Erinnerung und Mahnung automatisch mitgesendet, wenn sie vorhanden sind.

• Mahngebühren werden der offenen Forderung hinzugefügt.

• Post-Mahnungen enthalten ein Deckblatt mit korrekt platzierter Adresse.

• Automatische Stornierungen verwenden die bestehende aktive Stornierungsregel des Kontos.

• Offene Mahngebühren werden bei späterer automatischer Rückerstattung vor der Stornogebühr berücksichtigt.

Stichwörter für diese Anleitung

Mahnung ¦ Mahngebühr ¦ Storno ¦ Stornierungen ¦ Stornoregeln ¦ Mahnstufe