Aufgaben erstellen und E-Mails planen
Mit Aufgaben in edoobox können Sie E-Mails – sowohl eigene Vorlagen als auch Systemvorlagen – gezielt und manuell an Teilnehmende versenden. Dies ist besonders nützlich für individuelle Follow-ups, zusätzliche Erinnerungen oder Informationen, die ausserhalb des automatisierten Mailversands versendet werden sollen.
Eine E-Mail-Aufgabe planen
Aufgaben werden innerhalb eines Angebots in der Teilnehmertabelle erstellt. Öffnen Sie dazu das gewünschte Angebot und navigieren Sie in die Übersicht der eingebuchten Teilnehmenden.
Schritt 1: Teilnehmende auswählen
Vor dem Versand wählen Sie aus, wer die E-Mail erhalten soll:
Einzelne Teilnehmende: Checkbox anhaken bei den gewünschten Personen.
Alle Teilnehmenden: Alle Checkboxen anhaken, E-Mail geht an alle.
Keine Auswahl: Keine Checkbox anhaken, E-Mail geht an alle.
Teilnehmerliste im Angebot: Auswahl für Folgeaktionen treffen
Info: Teilnehmende auf der Warteliste
Teilnehmende auf der Warteliste erhalten keine E-Mails über Aufgaben – nur bestätigte Buchungen werden berücksichtigt.
Schritt 2: Aufgabe erstellen
Klicken Sie im Menü der Teilnehmertabelle auf «Aufgabe». Wählen Sie anschliessend:
Die gewünschte E-Mail-Vorlage
Den Versandzeitpunkt
Optional: Ob auch zukünftig hinzugefügte Teilnehmende die E-Mail erhalten sollen
Sobald die Aufgabe erstellt ist, erfolgt der Versand automatisch innerhalb eines Zeitfensters von ca. 15 Minuten um den gewählten Zeitpunkt.
E-Mail-Aufgabenverwaltung: Aufgabe erstellen
Erfasste Aufgaben einsehen oder stornieren
Unter «Pendenzen» finden Sie alle geplanten Aufgaben. Dort können Sie Aufgaben prüfen, bearbeiten oder löschen, solange sie noch nicht ausgeführt wurden.
E-Mail-Aufgabenverwaltung: Aufgabe löschen
Wichtige Hinweise und ergänzende Informationen
Versandmenge beachten: Achten Sie auf die Limiten Ihres E-Mail-Providers. Für grössere Kampagnen empfehlen wir Dienste wie Mailjet.
Postausgangsfilter: Der Postausgang filtert nach E-Mail-Adresse, nicht nach Teilnehmenden.
Aufgabe zur Rechnungserstellung: Rechnungen werden nur erstellt, wenn noch keine existiert oder eine bestehende Rechnung annulliert wurde.
Aufgabe zur Buchungsbestätigung: Beim manuellen Versand der Buchungsbestätigung wird standardmässig keine Rechnung.pdf angehängt - erstellen Sie stattdessen eine Aufgabe für die Rechnungsmail.
Aufgabe zur Zahlungserinnerung:
Aus Teilnehmer*in versendet: Link zur Abschluss-Seite (alle Buchungen)
Aus Buchung versendet: Link zur Payment-Seite (nur diese Buchung)
Verwandte Anleitungen
Stichwörter für diese Anleitung
Mail ¦ E-Mail ¦ Einstellungen ¦ Platzhalter¦ Vorlagen ¦ Cloud-Mailing ¦ Aufgabe erstellen