Im Zusammenhang mit der Rechnungsstellung und der Buchhaltung stehen in den Rechnungseinstellungen die Referenztypen SCOR und QRR zur Verfügung. Diese dienen der strukturierten Referenzierung von Rechnungen und ermöglichen eine automatisierte Zuordnung von Zahlungseingängen sowie eine übersichtliche Auswertung der Abrechnungsdaten.
Grundvoraussetzungen für die QR-Referenz
Damit die automatisierte QR-Referenz korrekt generiert und verarbeitet werden kann, müssen zwei Voraussetzungen erfüllt sein: Zum einen muss in den Zahlungssystemen eine spezielle QR-IBAN hinterlegt werden. Diese unterscheidet sich in der Regel von Ihrer normalen IBAN und ist erforderlich, damit der QR-Zahlteil auf der Rechnung verwendet werden kann. Zum anderen muss ein Rechnungs-Layout eingesetzt werden, das den Zahlteil mit QR-Code am Ende der Rechnung ausgibt, zum Beispiel das edoobox Standardlayout.
Konfiguration im QR-Referenz-Editor
Die Konfiguration der QR-Referenz erfolgt in den Zahlungssystemen im Bereich QR-Referenz über einen integrierten Editor. Dabei kann zwischen den Referenztypen Core und QR gewählt werden. Die Referenznummer wird modular aufgebaut und besteht aus einem fest vorgegebenen System-Präfix, ergänzenden benutzerdefinierten Abschnitten A sowie einer automatisch berechneten Prüfziffer. Über „Abschnitt hinzufügen“ können fixe Werte C oder dynamische Platzhalter definiert werden, wobei der Platzhalter Invoice Number b zwingend enthalten sein muss, um eine eindeutige Zuordnung zu gewährleisten.
Bitte beachten: keine Sonderzeichen bei QRR-Rechnungsnummern
Bei der Verwendung der QRR-Referenz darf die Rechnungsnummer ausschliesslich aus Zahlen bestehen. Sonderzeichen oder Buchstaben werden nicht unterstützt und führen dazu, dass keine gültige QRR-Referenz und somit kein QR-Zahlteil erzeugt werden kann.
Wichtige Hinweise: Rechnungsnummern-Logik
Die QR-Referenz muss aus exakt 27 Stellen bestehen. Mindestens ein Abschnitt muss dabei den Platzhalter „Invoice Number“ enthalten, damit jede Referenz eindeutig ist.
Ist diese Voraussetzung nicht erfüllt, wird die Konfiguration als ungültig markiert und kann nicht gespeichert werden, wie im Screenshot ersichtlich.
Tipp: Automatische Anwendung
Nach erfolgreicher Einrichtung wird der QR-Zahlteil bei jeder neu erstellten Rechnung automatisch generiert und korrekt verwendet. Eine manuelle Zuordnung von Zahlungseingängen ist in diesem Fall nicht mehr erforderlich.
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Stichwörter für diese Anleitung
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