Facture pour paiement hors ligne, virement bancaire

Facturation

Une facture ouverte peut être réglée par les participants par virement bancaire ou via un système de paiement activé. Le participant peut en outre recevoir une facture au format PDF, quel que soit le moyen de paiement utilisé.

Les paiements entrants par virement bancaire peuvent être automatiquement attribués à une facture avec l'alignement des paiements par fichier CAMT. Vous avez la possibilité d'enregistrer manuellement le montant reçu pour une facture dans le compte participant dans la facture ouverte en cliquant sur le bouton "Saisir le versement". Dans l'onglet "Compte", vous pouvez également enregistrer les paiements entrants via une transaction manuelle - ces transactions ne sont pas automatiquement attribuées à une facture.

Paramètres de facturation

Saisissez les données nécessaires à la facturation, comme vos coordonnées bancaires, le numéro de facture et l'échéance dans la navigation principale, dans les "Paramètres", sous "Systèmes de paiement".

Vos coordonnées bancaires

Enregistrez à cet endroit les informations bancaires pour la réception du paiement. Indiquez ici le nom, l'IBAN et le code BIC/SWIFT de la personne ou de l'entreprise bénéficiaire.

Il n'est pas nécessaire d'indiquer ici votre TVA. Vous pouvez la déposer directement dans le modèle d'e-mail "Facture.pdf" et/ou dans les paramètres globaux.

Numéro de facture Alias et numéro de facture suivant

Vous pouvez définir ici l'alias et la tranche de numéros de facture. Vous avez la possibilité de redéfinir chaque année le début du numéro de facture.

Info : numéro de facture le plus élevé possible

Le numéro de facture le plus élevé possible est : 2147483648, après quoi un nouvel alias doit être défini.

Échéance (jours)

Vous définissez ici le nombre de jours dans lesquels une facture doit être réglée.

Adresse de facturation différente

Vous pouvez définir ici l'option que vous souhaitez utiliser en cas d'adresse de facturation différente dans une inscription de participant :

Client : dans ce cas, la personne qui a effectué la réservation reçoit l'e-mail de confirmation de la réservation avec la facture.pdf en pièce jointe. L'adresse e-mail de l'autre personne ne reçoit pas d'e-mail.
Client et adresse e-mail différente : Dans ce cas, la personne qui réserve reçoit l'e-mail de confirmation de réservation avec la facture.pdf en pièce jointe. L'adresse e-mail divergente reçoit le mail de facture avec la facture.pdf en pièce jointe.
Adresse e-mail différente : Avec cette option, la personne qui réserve reçoit l'e-mail de confirmation de réservation sans facture.pdf. L'adresse e-mail divergente reçoit le mail de facture avec la facture.pdf en pièce jointe.

Activer les factures NOTRE RECOMMANDATION

Ce paramètre permet d'activer votre compte bancaire. Assurez-vous que toutes vos données sont correctes avant d'activer votre compte. Pour chaque réservation, edoobox crée automatiquement une facture et l'envoie par e-mail au participant (ou à l'adresse e-mail de facturation différente) avec la confirmation de réservation.

Ajuster automatiquement l'échéance

Si l'option "Adapter automatiquement l'échéance" n'est pas sélectionnée, le délai de paiement choisi sera toujours affiché sur votre modèle d'e-mail "Facture.pdf".

Si vous avez sélectionné l'option "Adapter automatiquement l'échéance", l'échéance d'une facture avec le caractère de remplacement ##InvoicePayableDays## dans le modèle d'e-mail "Facture.pdf" s'adapte à la date de début de votre offre.

Si vous créez une facture pour une offre qui est déjà passée, le délai de paiement choisi est indiqué sur la facture.pdf.

Exemple : Échéance

Si vous fixez l'échéance à 15 jours et que votre offre démarre dans 15 jours ou plus, l'échéance indiquée sur la facture.pdf sera de 15 jours.
En revanche, si votre offre démarre déjà dans 5 jours et que les participants s'inscrivent aujourd'hui, l'échéance de paiement ne sera plus que de 5 jours.

Facture QR

Les clients suisses d'edoobox ont ici la possibilité d'activer la facture QR , ce qui permet de créer toutes les nouvelles factures sous forme de QR.

Remarque : champs de données des participants

Afin de pouvoir établir correctement la facture QR pour chaque participant, il est impératif de disposer des données relatives au nom, à la rue, au code postal et au lieu des participants.

ZUGFeRD e-facture

En activant cette option, un fichier XML est créé en plus pour chaque facture et facture d'annulation et enregistré dans le fichier Rechnung.pdf ou Stornorechnung.pdf correspondant. Ce fichier peut être importé par des programmes de comptabilité comme DATEV.

Conditions préalables à l'utilisation de l'e-facture (ZUGFeRD/XRechnung) :

Saisie correcte du numéro de TVA et du taux de TVA
Attribution exacte du taux de TVA par offre
Saisie du numéro de registre du commerce et de la direction dans les paramètres de facturation
Données complètes des participants : Nom, rue, code postal et ville
Adresse de facturation (option avec ID d'acheminement)
Pas de transactions manuelles positives dans la facture

Après cette installation, veuillez vérifier une ou plusieurs factures via un service de contrôle.

Détails techniques - ZUGFeRD e-facture version 2.3

Format hybride : PDF/A-3 avec fichier XML intégré
Conforme à la norme EN 16931 pour le trafic de factures B2B (par ex. en Allemagne et dans l'UE)
XML lisible par machine selon le profil "BASIC" de ZUGFeRD
Le PDF lisible par l'homme est préservé
Compatible avec les logiciels de comptabilité
Idéal pour les entreprises ayant des besoins mixtes en matière de formats de vue et de données

Détails techniques - XFacture version 3.0 (profil e-facture)

Format XML pur sans partie PDF
Entièrement conforme à la norme EN 16931
Obligatoire pour les factures destinées aux pouvoirs publics en Allemagne (B2G)
Optimal pour le traitement automatisé et les processus de contrôle numérique
Les données structurées permettent une intégration transparente dans les systèmes de gestion
Ne contient pas de format visuel - traitement purement mécanique

Historique des paiements

Vous déterminez ici si les paiements partiels doivent être listés dans la facture.

Autoriser la création manuelle

Si vous ne souhaitez pas envoyer une facture à chaque inscription, mais que vous voulez permettre au participant de générer lui-même la facture, sélectionnez cette option. Cela permet aux participants de sélectionner la facture hors ligne comme moyen de paiement sur la page de paiement et de générer eux-mêmes des factures dans leur compte de participant.

En tant qu'administrateur, vous avez à tout moment la possibilité de créer et d'envoyer une facture. Pour cela, les données doivent être enregistrées dans les "Paramètres de la facture".

Acompte, paiement échelonné et facture partielle

Souhaitez-vous que vos clients versent un acompte lors de leur inscription ? Vos clients aimeraient-ils payer en plusieurs fois ou souhaitent-ils une facture partielle ? Nous vous montrons ici comment vous pouvez mettre cela en œuvre.

Différentes options de paiement pour vos offres: Saisissez un bloc de texte supplémentaire dans l'offre concernée et inscrivez-y les conditions de paiement de l'acompte (ou du paiement échelonné ou de la facture partielle).
Options de paiement identiques pour toutes vos offres: Saisissez les conditions d'acompte (ou de paiement échelonné ou de facture partielle) directement dans un modèle d'e-mail.

Propositions de formulation

"Afin de conclure définitivement la réservation, nous vous prions de bien vouloir verser un acompte de 100,00 EUR dans un délai de deux jours ouvrables".
"Nous acceptons les paiements échelonnés à partir d'un total de réservation de 400,00 EUR. Pour convenir d'un paiement échelonné, contactez-nous au +41 43 434 65 91".
"Frais de séminaire CHF 2'415.00
CHF 15.00 de frais administratifs pour quatre versements
10% d'acompte CHF 241.50 dans les deux jours ouvrables
Montant financé CHF 2'173.50
Payable en quatre mensualités de CHF 543.38″ chacune

Rappel

Si, lors du contrôle de vos entrées de paiement, vous constatez qu'un client doit être relancé, nous vous recommandons de créer un modèle d'e-mail spécifique à cet effet dans edoobox, que vous pourrez envoyer en quelques clics aux clients concernés.

Tutoriels associés

Mots-clés pour ce guide

Factures ¦ Acompte ¦ Paiement échelonné ¦ Facture partielle